Votre association organise régulièrement des événements ?
Vous avez obligatoirement rencontré des difficultés à gérer les informations, messages auprès des bénévoles ou du comité d’organisation ; qui est présent, qui fait quoi etc...
Vous avez envoyé un email à tous les membres de votre association pour savoir s'ils seront présents ou non le jour de l'événement ? Certains vous répondent par email, d'autres par téléphone, SMS, ou même de vive voix. Difficile de se repérer et de faire en sorte que tous les membres du comité d'organisation aient la même information.
Avec FOXTODO les réponses par email des bénévoles sont directement traitées. Vous pouvez les modifier manuellement à tout moment, depuis votre ordinateur ou votre téléphone. Le listing FOXTODO sera à jour et modifiable à tout moment.
De plus, le comité d'organisation pourra consulter en temps réel cette liste des personnes présentes, absentes ou n'ayant pas répondues.
Quelques heures avant le début de l'événement, les bénévoles arrivent un par un auprès de vous pour savoir où ils doivent se placer et ce qu'ils doivent faire. Qui à la buvette, aux inscriptions, aux point de ravitaillement ?
Chacun est envoyé à un point précis mais ceux-ci reviennent vous solliciter car il y a déjà d'autres personnes sur place ou ne trouver le matériel nécessaire à l'installation.
FOXTODO vous permettra de placer à l'avance chaque bénévole ayant confirmé sa présence.
La personne recevra quelques jours ou quelques heures à l'avance un message l'informant de l'endroit où elle doit se rendre, du matériel nécéssaire et où le trouver.
Ainsi, le jour de l'événement vous serez moins sollicité, l'organisation en sera apaisée car chacun connaitra son rôle et son emplacement.
Vous vous êtes répartis les différentes tâches au sein des membres du comité d'organisation ! Une personne gère le dossier à déposer en préfecture, une personne autre crée l'affiche, une recherche des sponsors pour l'événement, une autre effectue la demande de débit temporaire de boissons,...
Mais où en est chacun dans sa tâche ? Qui a terminé ? L'autorisation préfectorable a-t-elle été reçue ?
Avec FOXTODO, vous pourrez savoir qui gère chaque tâche et quel en est son avancement (en cours, terminée...).
Les documents importants seront disponibles en quelques clics et à tout moment.
Vous commencez à vous lasser, vous aimeriez passer moins de temps à gérer l'organisation et plus de temps à profiter de votre famille ? Vous souhaitez transmettre votre responsabilité à une autre personne de l'association, mais personne ne semble intéressé pour reprendre la suite ? Avez-vous pensé à ce qui pourrait se passer en cas d'imprévu juste avant l'événement (maladie ou accident vous immobilisant, décès d'un proche, ...) ?
Grâce à FOXTODO, vous ne serez plus seul ! Vous pourrez répartir entre plusieurs personnes les tâches à effectuer, les informations seront connues par l'ensemble des membres du comité d'organisation.
Si passation de pouvoir il y a, elle sera facilitée, FOXTODO répertoriant les informations des événements des années précédentes.
