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Article publié le : 09/06/2022
Gérer l’organisation d’un événement sportif, quelles difficultés pour les associations ?
Les associations sportives le savent et le vivent au quotidien,
la gestion interne et externe d’un événement sur la voie publique est assez souvent source de complexité, de stress et requiert beaucoup d’énergie. Bien entendu il ne s’agit pas d’affirmer qu’il n’y a que des écueils à relever et que les manifestations bénévoles sportives organisées sur le terrain n’apportent pas leur lot de satisfaction et de convivialité, bien au contraire !
Mais force est de constater que la gestion d’un événement sportif associatif, tout comme la
gestion interne quotidienne d’une association nécessitent bien plus désormais qu’un seul esprit sportif et une passion. Cela demande aux comités d’organisation, aux bureaux exécutifs et autres membres bénévoles des associations sportives une vigilance et un dévouement accrus sur tous les fronts.
Réglementations strictes, contraintes administratives qui se durcissent, gestion de la communication interne chronophage, gestion de la logistique terrain et de la sécurisation des événements drastiques… Les associations sont parfois dépassées par la lourdeur et la multitude des tâches à assurer pour garantir la bonne marche de leurs événements et la pérennité de leur modèle économique. Avec pour conséquences directes
un essoufflement de l’engagement et une perte de motivation à relever tous ces défis.
On devine alors qu’il ne soit pas si facile de passer les rênes à une relève, qui pourtant aime le sport mais rechigne à s’engager dans des process de gestion plus contraignants d’épanouissants.
FoxTODO vous propose un tour d’horizon des 4 principales difficultés rencontrées par les organisateurs d’événements sportifs et une cartographie de ce que vit le monde associatif aujourd’hui dans sa gestion interne et externe événementielle.
La gestion interne des associations organisatrices d’événements sportifs
la collaboration entre le bureau et l’information des bénévoles
L’organisation de manifestations sportives ne s’improvise pas, chaque détail compte pour garantir la bonne marche de l’événement. Ce qui implique que toutes les parties prenantes, tant les comités d’organisation que les bénévoles, doivent avancer de concert afin que la rencontre sportive amateur se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Sans retard, oublis ou encore erreurs logistiques qui pourraient avoir des répercussions immédiates et sur le plus long terme pour les organisateurs.
Mais voilà ce tableau idéal n’est hélas pas toujours celui qui trône sur les murs des organisateurs d’événements associatifs. La collaboration entre le bureau,
l’information aux bénévoles, la coordination dans les échanges en interne au cœur des associations, la bonne gestion de la communication… Autant de facteurs de complexités et d’essoufflement au sein des organes associatifs, lors de la planification et de l’organisation de rencontres sportives sur la voie publique.
La gestion quotidienne d’une association, la logistique terrain des événements, deux missions qui ne peuvent faire l’économie d’une
bonne communication interne, pour être menées avec succès et le maximum de sérénité.
Bien loin d’être des sources de bien-être et d’épanouissement, ces deux objectifs souffrent encore trop souvent d’un manque de fluidité et de contraintes techniques. Des freins à l’atteinte de ces objectifs, pour lesquels les organisateurs de manifestations sportives amateurs n’ont pas toujours les réponses techniques et organisationnelles adéquates.
- Partager les plannings de chacun.
- Remplir les documents administratifs sans fausses notes.
- Mandater les bénévoles au bon moment sur le terrain en étant assuré que chacun a bien réceptionné le périmètre de sa mission.
- Faciliter les échanges entre les parties prenantes des membres d’une association sportive, en amont, pendant et suite aux événements.
- Être en capacité de rebondir et de communiquer avec agilité si la logistique le nécessite en informant rapidement les membres.
- Simplifier le dialogue.
- …
Oui incontestablement
une bonne communication interne sert la réussite des événements, tout autant que le confort des comités d’organisation et des bénévoles qui œuvrent dans l’association à le rendre possible.
Et si les solutions étaient à portée de clic ?
La sécurisation des événements sportifs
Les manifestations sportives organisées sur la voie publique sont
porteuses de risques. Une réglementation spécifique légale les encadre, visant tout autant à :
- assurer la sécurité de l’ensemble des participants (sportifs, spectateurs, organisateurs).
- protéger la santé des sportifs amateurs qui participent à l’événement.
- garantir le bon déroulement de la compétition amateur (gestion rationnelle de l’espace public, des services d’ordre et de sécurité…).
Organiser une manifestation sportive requiert un certain nombre de procédures, de déclarations et même parfois d’autorisations. Démarches administratives que le comité d’organisation et les bénévoles de l’association sportive doivent mettre en œuvre en amont de chaque événement.
De même, ils sont contraints pour des raisons évidentes de sécurité de prévoir et de s’assurer qu’un
dispositif préventif de secours et de sécurité soit déployé sur le terrain, afin bien entendu que
la sécurité des participants sportifs et des spectateurs soit la plus fiable possible.
L'organisation des manifestations sportives est régie par les
codes du sport, de la route et aussi de l'environnement.
Principes généraux
Les organisateurs d’événements sportifs associatifs sont tenus de
respecter des obligations légales et réglementaires, telles notamment :
- Souscrire à une assurance garantissant les potentielles conséquences pécuniaires de responsabilité encourue par le comité d’organisation, les licenciés et les participants.
- Assurer un contrôle médical des participants tenus de présenter leurs licences sportives ou des certificats médicaux (pour les non licenciés) datés de moins d'un an.
Installations provisoires
Parfois il s’avère nécessaire pour
optimiser le confort et la sécurité des participants que des chapiteaux ou des tentes et même des tribunes soient à installer, In Situ, sur le terrain.
Ces installations requièrent autorisation officielle du maire (envoi d’un extrait du registre de sécurité 1 mois avant la date de l’événement, attestation de montage ouverture au public…). Une commission de sécurité peut être mandatée par la commune afin de vérifier la conformité de ces installations.
Événements sur sites classés Natura 2000
Réseau européen,
le réseau NATURA 2000 vise à protéger et préserver la biodiversité de sites naturels reconnus.
Certains événements sportifs qui se déroulent à l’extérieur font l’objet d’une évaluation des incidences en résonance avec les objectifs de conservation du site, tels :
- Les compétitions (au-delà de 1500 personnes) organisées sur la voie publique avec délivrance de titre national ou international, ou dont le budget dépasse les 100 000 €.
- Les événements sportifs soumis à autorisation, tels ceux qui concernent les véhicules terrestres à moteur et qui sont organisés en dehors des voies ouvertes à la circulation publique.
- Les organisateurs de ce type de compétitions sportives amateurs ont pour obligation de monter un dossier qui évaluent les incidences NATURA 2000 (conséquences sur le site, liée à la manifestation, détail des mesures envisagées pour réduire ou éliminer ces effets pouvant créer des dommages…)
Accessibilité aux personnes à mobilité réduite
L’accessibilité aux personnes porteuses d’un handicap ou à mobilité réduite, quel que soit par ailleurs le handicap, est de la responsabilité des organisateurs de manifestations sportives sur la voie publique. Le comité d’organisation a donc obligation d’informer sur l’accessibilité des équipements de la manifestation à ce public (aménagements extérieurs et accès aux services, places de parking appropriées, signalétiques spécifiques ...).
La loi du 11 février 2005 pour l’égalité des chances et des droits, de la participation et de la citoyenneté des personnes handicapées, assure en effet ce
principe de non-discrimination et cette
accessibilité sur les événements et compétitions publiques.
Savoir anticiper, être réactif et familier des lois et
obligations légales en termes de sécurité, faire preuve de rigueur et de méthodologie, savoir rebondir et trouver des solutions rapides en cas de désistement de bénévoles assurant la sécurité sur le terrain et la sécurisation des carrefours, des routes.. Les organisateurs de manifestations sportives doivent agir avec efficacité et pragmatisme pour veiller à la bonne sécurité de tous les participants, lors de leurs événements publics.
Et si la solution pour faciliter la sécurisation de ces manifestations était à portée de main ?
La transmission, un enjeu pour les associations sportives
Pérennité et transmission vont souvent de pair
Le monde associatif est assurément un monde d’engagement. Et voici sans doute un paradoxe notable entre le développement conséquent du nombre d’associations en France, qui pourrait souligner une explosion de l’engagement, et le manque avéré de relève au sein de nombreuses structures associatives, qui semblent pointer un
essoufflement de cet engagement.
Comment est vécue la transmission des projets bénévoles et de quelle façon les associations assurent-elles le renouvellement et l’engagement de leurs membres ?
D’aucuns diraient avec certaines complexités, d’autres avec craintes. Quelles que soient la réalité organisationnelle et les spécificités des associations sportives en France, une chose est certaine, beaucoup d’entre elles peinent à transmettre avec fluidité et confort les rênes de leurs passions à la nouvelle génération.
Une relève qui semble non réceptive à la complexité de la gestion interne et externe de ces structures. Posant un voile sur leur enthousiasme et leur envie de s’engager dans le monde associatif.
Et pourtant, cet univers associatif sportif contribue de manière déterminante aux transmissions du « bien vivre ensemble », du « faire ensemble ». Les valeurs du sport qui rejoignent la détermination, la pugnacité, l’esprit de cohésion sont les racines même de ces associations à but lucratif. Des organisations qui œuvrent à transmettre convivialité, joie et passion. Mais les systèmes logistiques et technologiques parfois vieillissant, trop chronophages et pas forcément faciles d’accès freinent l'implication des plus jeunes et la transmission en souffre.
Dès lors une question centrale se pose dans ce monde associatif aux
bénévoles et comités d’organisation désireux de passer la main après des années de bons les loyaux services :
comment transmettre avec plus de facilité, sans pour autant impacter la gestion et la bonne santé de son organisation ?
Et si la solution à la transmission au cœur des associations était facilitée par une plateforme digitale favorisant une gestion simplifiée de votre organisation ?
La plateforme digitale
FoxTODO, créée par un sportif pour des sportifs !
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