Comment choisir une date pour son événement ?

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Article publié le : 24/02/2023

Vous êtes une association et vous organisez des événements pour optimiser votre visibilité, pour participer à un calendrier fédéral sportif, récolter des fonds et des aides, sensibiliser sur une cause, partager un rendez-vous associatif convivial et fédérateur de lien, célébrer une raison spécifique, proposer une rencontre amicale… Quelles que soient les raisons d’organiser un événement, cela s’anticipe, se prépare, pas de place à l'à peu près !
Il en va de la réussite de votre événement et par rebond de la crédibilité et de la bonne santé de votre association.

Dans de précédents articles nous nous sommes intéressés à la façon d’organiser des événements sportifs ou culturels, sur les bonnes pratiques pour réussir l’organisation de votre vide-grenier, de votre concert, de votre randonnée cycliste… Mais revenons plus en détail sur un point clé dans l’organisation de votre manifestation, et pas de moindres : bien choisir sa période pour planifier votre événement, sélectionner la date la plus favorable.
En tant que comité d’organisation vous le préparez avec le plus grand soin, mais ne sous-estimez pas l'un point clé qui peut faire la différence : trouver la date appropriée. Une planification réussie de votre manifestation prend en compte de nombreux critères, disponibilités de vos bénévoles, calendrier fédéral (dans le cadre d’événements sportifs), actualité, agendas des jours fériés, disponibilité et contraintes des sites… FoxTODO votre plateforme numérique qui vous simplifie les tâches au quotidien et vous épaule dans l’organisation de vos événements, vous propose de nous poser quelques instants sur un point stratégique : la date de votre manifestation !

Décider de la date de votre événement, une tâche qui s’anticipe et se prépare

C’est décidé, en tant que comité organisateur, vous allez prendre en main l’organisation de votre prochain événement associatif ! Bravo une occasion idéale pour créer de la cohésion et de l’engagement avec vos équipes de bénévoles, pour faire du bruit et faire parler de votre organisation sportive ou culturelle, et qui sait pour fédérer de potentiels nouveaux adhérents… Mais si le tableau semble des plus positifs, posez-vous toutefois les bonnes questions en amont, et l’une d’entre-elles est, comment bien choisir la date de son événement ?

Cela peut sembler une question banale, mais attention de ne pas négliger ce point stratégique, il peut être levier de réussite, comme la planche savonneuse sur laquelle votre association risque de perdre l’équilibre !
Évidemment si vous prenez votre calendrier en main, vous avez 365 choix qui semblent s’offrir à vous, ce qui peut être d’ailleurs perturbant, car comme une carte de menus d’un restaurant avec trop de choix et qui brouille l’esprit, il peut être légitimement troublant de se retrouver confronté à autant de dates. Mais en réalité, une fois que vous avez fait le tri sur tout ce qui peut desservir la participation du public à votre événement, vous allez vite vous rendre compte que l’éventail du choix se réduit considérablement.
On aurait pu vous proposer pour simplifier le processus, de vous concentrer sur les quelques raisons qui pousseraient vos participants et votre public à délaisser votre événement :

un autre événement sportif local ou régional organisé le même jour

une manifestation concurrente ou très similaire qui se déroule à la même date

un jour qui ne convient pas au rythme et à la disponibilité de vos bénévoles

une date officielle de manifestation qui se déroule à proximité de votre événement prévu ce jour-là

La liste est longue et bien entendu non exhaustive… Mais nous préférons aborder ce point central de votre organisation d’une autre façon, en nous focalisant sur la manière même de choisir une date pour votre évènement associatif, pour vous aider à prendre en compte des points de vigilance :

Votre audience.

Anticipez la charge de travail qui doit être effectuée.

La prise en compte des jours de congés populaires.

La mise au point sur les jours fériés de l’année.

La saisonnalité et les impacts potentiels de la météo.

Les perturbations potentielles des transports en communs publics.

Les dates d'événements d’une même nature.

Les disponibilités des partenaires, des sites choisis et des fournisseurs.

Les disponibilités et habitudes des bénévoles et des membres du comité d’organisation

La typologie de votre événement et le calendrier de la fédération.

Cela peut sembler un peu fastidieux, mais ce ce petit mémo des points de vigilance pour choisir la date de votre événement peut s’avérer très utile pour optimiser la fréquentation à votre manifestation et le bon déroulement de la logistique en amont, pendant et après l’événement

Top 9 des points de vigilance, pour bien choisir la date de votre événement

1. Soyez focus sur votre audience et vos cibles

Vous allez organiser un événement qui se déroule sur la voie publique ou dans un lieu privatif mais ouvert pour l’occasion à vos audiences, invités professionnels, ou au grand public. Quelle que soit la formule, votre manifestation ne se déroule pas en huis clos, les spectateurs de l'événement devraient donc être l’une de vos principales priorités au moment où vous allez déterminer la date de votre événement. Les jours de la semaine ne sont pas forcément les plus appropriés pour rassembler le plus de public possible, chacun étant pris par ses contraintes professionnelles ou personnelles. En revanche, beaucoup trouveront sans doute plus pratique et arrangeant de participer à un événement qui se déroule durant le week-end.

2. Donnez-vous suffisamment de temps pour mener toutes les tâches

Et oui vous le savez, vous qui organisez des manifestations associatives, et qui vous êtes déjà frotté à la charge de travail que représente la gestion complète d’un événement. Tout doit être pensé, anticipé, planifié avec précision et bien à l’avance pour que chacune des parties prenantes sache précisément quelle tâche lui incombe et le timing dont elle dispose pour mener à bien la mission qui lui a été confiée. Le travail de planification et de promotion avant l’évènement est souvent très long et demande attention et disponibilité. Choisissez une date qui vous laisse assez de respiration dans l'organisation, pour ne pas vous essouffler en route et garder le plaisir de faire et la passion au cœur.

3. Prenez en compte les vacances et les périodes de congés

Évidemment, évitez d’organiser une brocante ou un vide-grenier le 15 août, vous risquez d’être confronté à un désengagement prévisible de votre public, trop occupé à profiter des vacances, ou à des pauses de congés. Même si de plus en plus les dates classiques des vacances se modulent et que la tendance est aux parenthèses plus courtes mais plus fréquentes, soyez toutefois attentifs aux périodes classiques de vacances populaires.
Les vacances scolaires et les jours fériés donnent souvent envie aux familles de prendre un peu le large pour savourer des parenthèses familiales ou amicales loin du quotidien et par rebond de votre événement. Les jours qui précèdent ces dates officielles de vacances et celles qui les suivent sont également à éviter, car elles sont souvent consacrées aux préparations, ou bien à la gestion logistique et organisationnelle qui suit les retours.

4. Observer les dates des événements politiques ou publics

Rien de tel qu’un événement public ou une manifestation politique pour capter l’intérêt et le temps du public, venant ainsi interférer avec l’organisation de votre événement. Les rendez-vous politiques, telles que les élections sont souvent au centre de toute les attentions, et bien entendu il ne serait pas très judicieux de prévoir votre événement au même moment, ou à une date proche de ces rendez-vous publics officiels.
Et n’oubliez pas non plus qu’au-delà d’un désengagement à votre manifestation le jour J, les médias auront d’autres priorités bien souvent à traiter, ce qui impactera la couverture médiatique et la communication autour de votre événement associatif.

5. Attention aux potentielles perturbations des services publics

Des travaux d’envergure sur la voie publique ou une bonne vieille grève des transports ou des services publics et voici le grain de sable qui s’invite dans le rouage pourtant bien huilé de l’organisation de votre événement. Mais pas de panique, il est rare que l’un comme l’autre ne soient pas annoncés bien à l’avance ! Ce qui vous donne toute latitude en amont pour penser et prévoir des solutions de replis, ou même dans l'idéal pour éviter carrément ces dates pour organiser votre manifestation.

6. Tenez compte des habitudes et de la disponibilité des personnes et des lieux

Pas de manifestations réussies sans une implication de chacun et une organisation au petit oignons. Pour que les bénévoles se mobilisent avec enthousiasme et engagement, il est nécessaire de répartir les tâches selon leurs expertises et compétences, et bien entendu de tenir compte de leurs habitudes de vie et de leurs disponibilités. Bien sûr pas évident de convenir d’une date pour votre événement qui satisfasse tout le monde, mais parlez-en en amont, communiquez en interne, trouvez des compromis et avant de vous décider sur la date, prenez en compte autant que faire se peut l’espace de disponibilités de vos bénévoles.

7. Vérifiez la disponibilité et les contraintes du lieu

Pour choisir la date de votre manifestation vous allez également devoir prendre en compte à la fois les disponibilités du lieu dans lequel se déroule votre événement, mais aussi les contraintes qui lui sont liées. Selon la typologie de votre manifestation vous allez devoir louer un espace spécifique ou réserver un lieu en extérieur ou encore traverser une forêt ou des terrains extérieurs ouverts aux publics… Bien entendu, s'il est question d’une salle ou d’un gymnase fermé, assurez-vous qu’aucun autre événement ne bloque la date envisagée.
Si vous organisez une randonnée à vélo ou pédestre, peut-être que l'itinéraire va croiser des forêts communales ou protégées, assurez-vous aussi que cela ne soit pas en période de chasse, ou d’autres pratiques outdoor officielles. Renseignez-vous auprès de Natura 2000 et de l’ONF sur vos obligations et droits selon les terrains concernés.

8. Prenez en compte le calendrier de la fédération

Vous êtes une association sportive et vous organisez des événements amicaux locaux, des rendez-vous sportifs amateur, le choix de la date est moins contraint. En revanche, si votre rencontre sportive fait partie du calendrier officiel, renseignez-vous auprès de votre fédération sportive pour planifier votre compétition ou votre manifestation sportive au bon moment, et selon un agenda en phase avec vos obligations. Ce qui vous permettra par ailleurs de vous assurer que la date choisie ne tombe pas en même temps qu'une autre ciblant le même public sur la même zone.

9. Oups et la météo ?

La météo peut venir impacter fortement le bon déroulement et la réussite de votre évènement, qu’il se déroule en intérieur comme en extérieur. Bien entendu et cela tombe sous le sens, les fortes pluies, la grêle, et le vent sont préjudiciables à une manifestation qui se déroule en extérieur, quelle que soit sa nature.
Mais de la même façon, si il fait un soleil radieux et que votre événement se déroule en intérieur, cela risque de peser sur la motivation de votre public, plus enclin à aller savourer la douceur du bel astre. Alors bien entendu difficile de prévoir l'imprévisible et la météo est parfois surprenante. Alors pour limiter les risques, optez pour des saisons moins à risques et prévoyez des solutions de replis en cas d’une météo qui joue les perturbatrices…
Soyez créatifs et organisés, vous ne pourrez pas tout éviter mais vous limiterez la casse ;)

Vous l’aurez compris, choisir la date de votre événement ne s’improvise pas et requiert anticipation, attention, bon sens et rigueur. Pour vous épauler dans la préparation et le déroulé de votre événement, FoxTODO est à vos côtés !