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Article publié le : 26/01/2023
Vous êtes une association sportive, culturelle ou encore musicale et vous avez déjà organisé des événements pour collecter des fonds, valoriser les pratiques et les activités de votre organisation, afin de fédérer de nouveaux adhérents, de gérer des courses chronométrées, des challenges sportifs, des concerts…. Quels que soient la typologie de votre manifestation organisée sur la voie publique, votre secteur associatif et vos intentions en tant que comité d’organisation, vous n’en êtes pas à votre premier défi événementiel. Bravo !
Mais avez-vous déjà
créé et géré des événements multisites, c’est-à-dire qui se déroulent sur plusieurs sites, soit en même temps, soit simultanément dans le cadre de la même manifestation ?
La gestion de la logistique, des transports, des points d'accueil et/ou stratégiques de ravitaillement, de sécurité, de soin,
la coordination multisites des bénévoles, du matériel, des plannings, des rôles de chacun… Autant de priorités logistiques et organisationnelles qui se complexifient dès lors que
l’événement se déploie à plusieurs endroits.
Entre une brocante organisée dans un espace dédié et délimité, un concert monté dans un lieu communal et une course cycliste dont le tracé parcourt une variété de communes, l’organisation de votre événement ne sera pas gérée de la même façon !
Mais pas de panique : anticipation, gestion coordonnée des tâches, communication optimisée et logistique bien huilée vous permettront de réussir
ce défi organisationnel sur plusieurs sites avec succès et en toute sécurité.
FoxTODO, plateforme numérique conçue pour épauler et accompagner les associations au quotidien et dans la gestion de leurs événements vous apporte quelques pistes pour ne pas vous égarer en chemin...
Créer un événement associatif sur un site en 7 étapes
Que cela soit pour
centraliser et récolter des aides, pour présenter vos projets ou encore pour recruter de nouveaux bénévoles et membres, en tant qu’association loi 1901 il vous faut immanquablement, au-delà des activités régulières gérées et encadrées par votre association, la promouvoir au maximum en extérieur et impliquer vos audiences.
Rayonner et être présent sur le terrain est un incontournable aujourd’hui pour la pérennité des organisations associatives. Afin de renforcer ce lien précieux et parfois même salvateur avec vos adhérents et par effet vertueux afin d’en attirer de nouveaux, l’organisation d’un événement associatif à la fois bien préparé et attractif est un levier de réussite.
Pour cela, nous l’avons déjà détaillé dans de précédents articles,
place à la méthode, au bon sens, et à l’engagement de chacun. Pour résumer une méthodologie qui a fait ses preuves, plusieurs points clés sont à retenir :
- La définition de vos objectifs, de votre équipe et des plannings
- La maîtrise dans le bon tempo de toutes les démarches administratives et légales à respecter et à mettre en œuvre, en amont et pendant l’événement.
- La prise en compte des diverses contraintes pouvant venir enrayer la mécanique organisationnelle (contraintes météorologiques, contraintes budgétaires, contraintes humaines, contraintes de temps, de sécurité…).
- La coordination réussie et sécurisée de la logistique terrain (ravitaillement, matériels, points de restauration, parkings, transports…).
- La fluidité de la communication interne et externe.
- La gestion des inscriptions, des entrées, des coupes et trophées (dans le cas d’une course chronométrée).
- La réalisation d’un bilan post-événement (qui sera un précieux éclairage pour l’amélioration des prochaines manifestations à organiser).
Respirez et détendez-vous ! Si la liste semble un peu décourageante à la première lecture, rappelez-vous que quelle que soit la taille de votre association, rien n’est insurmontable pour un comité d’organisation engagé, motivé, enthousiaste et justement bien organisé.
Bonne nouvelle, aujourd’hui pour la gestion de votre quotidien, comme pour la
bonne marche de l’organisation de vos manifestations, nous avons créé une plateforme digitale (entièrement
Made in France, et oui nous en sommes fiers) pensée pour vous aider dans chacune de ces tâches !
Accédez aux différentes fonctionnalités de FoxTODO et organisez vos manifestations associatives avec sérénité et méthode.
Créer un événement associatif sur plusieurs sites
Organiser une manifestation sportive dans un lieu public, organiser
un vide grenier,
un concert dans un site spécifique dédié c’est une chose (et pas des moindres), mais
créer un événement qui requiert la gestion de plusieurs sites en même temps, ou de façon simultanée, en est une autre.
Une
randonnée à vélo, une
randonnée pédestre, une manifestation en plusieurs salles de concerts, autant d’événements associatifs qui peuvent nécessiter la coordination sur la même journée (ou soirée) de plusieurs lieux.
Organiser une manifestation hybride dans un format multisites signifie que vous disposez de plusieurs endroits dans lesquels a lieu en simultané la programmation de votre événement, ou que celui-ci (s’il s’agit d’une course sportive, ou d’une randonnée) nécessitent plusieurs points de ravitaillement sur le parcours de l’événement sportif.
Des sites qui devront être liés par la technologie afin de faciliter la communication entre eux.
Dès lors qu’il s’agira d’assurer la gestion de plusieurs sites, il conviendra de faire preuve d’une attention aiguë à chaque détail. Les mots anticipation, vigilance, rigueur, méthodologie prenant ici plus que jamais un sens puissant.
Voici quelques conseils qui peuvent s’avérer des plus utiles pour
réussir un événement hybride ou une manifestation multisites :
- Nommez un responsable du lieu pour coordonner avec responsabilité la logistique du site, les différentes parties prenantes sur le terrain (sécurité, services de soins, bénévoles...), pour être en lien avec votre comité d’organisation, qui chapote tout l’événement et la gestion de l’ensemble des endroits où se déroule la manifestation. Cette personne pourra également prendre en charge le rôle d’animateur du site. Pour cela, assurez-vous qu’il respecte les règles de convivialité nécessaires à des relations courtoises entre public, participants et équipes de bénévoles.
- Prévoyez suffisamment de ressources humaines et matérielles sur chaque site. Chacun des lieux doit être organisé et structuré tel un petit événement au cœur du grand événement. Ne faites pas l'impasse sur les détails et assurez-vous en amont que chaque point bénéficie de tous les équipements, balisages, accessoires et matériels dont il a besoin.
- Anticipez et facilitez la gestion des transports des marchandises et des personnes sur chaque site et entre les sites eux-mêmes. La coordination doit être à la fois micro et macro pour que le timing, le confort et la sécurité des biens et des bénévoles soient garantis. Veillez à bien adapter leurs horaires en fonction du temps de trajet estimé et nécessaire.
Vous l’aurez compris,
organiser une manifestation sur plusieurs sites nécessite d’appliquer la même méthodologie que pour le montage d’un événement mono site, mais à cela s'ajoutent des étapes et points de vigilance additionnels. Et ce, pour que le résultat soit à la hauteur de vos espoirs et que chacun en garde un souvenir plaisant et positivement mémorable.
Un véritable challenge certes, mais bien mené, l’image de votre association en sortira grandie, encore plus attractive et dynamique.
Et pour relever ce défi sans faire grandir votre charge mentale et perdre au passage le plaisir visé, n’hésitez pas à vous faire épauler. FoxTODO est une solution innovante et intuitive pour vous accompagner dans
une gestion optimisée et facilitée de vos événements multisites.
Venez la découvrir, vous allez aimer !
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