Retour au blog
Article publié le : 26/09/2022
L’organisation d’une brocante par une association
Vous êtes une association et vous souhaitez organiser une brocante, une braderie, un vide-grenier ? Comme bon nombre des événements publics, ces manifestations qualifiées par la loi de
vente au déballage, peuvent s’avérer complexes à organiser et sont bien entendu soumises à une réglementation et à une législation spécifique.
En tant qu’organisateur d’un événement sur la voie publique, il est essentiel de respecter un ensemble d’étapes, afin de vous assurer de la bonne marche (logistique, sécurité, démarches administratives…) de votre vide grenier brocante, et pour bien entendu ne pas sortir du cadre légal.
Vous souhaitez faire de votre brocante un événement incontournable et dans l’idéal attractif et rentable,
FoxTODO, - solution numérique
100% Made In France dédiée à toutes les organisations associatives (sportives, culturelles, musicales, environnementales…) afin de les aider de façon pragmatique et innovante dans leur gestion au quotidien et lors du montage de manifestations publiques (événements associatifs, rencontres sportives, compétitions amateurs, tournois associatifs…) -, vous aide à y voir un peu plus clair. Suivez le guide !
Qu’est-ce qu’un vide-grenier, ou une brocante ?
Vide-grenier, brocante, marché aux puces, grande braderie, foire aux livres… Autant d’événements organisés dans des lieux publics, et qui de fait sont ouverts au grand public avec comme objectif central la vente, l’échange, d’objets dits de seconde main : meubles, mobiliers, accessoires et vêtements d’occasion, bibelots anciens…
Les brocantes vide-greniers sont souvent des événements conviviaux et créatifs durant lesquels tous ces objets usagés et acquis par des personnes autres que celles qui les fabriquent et/ou en font le commerce sont disponibles à la vente.
Mais si ces manifestations sont distrayantes et bien souvent assez festives, elles n’en restent pas moins des actes considérés de commerce, et donc soumis à la legislation des ventes au déballage défini à
l'article L 310-2 du Code de commerce.
Choisir une date et un lieu pour l’organisation de votre brocante ou vide-grenier
Choisir une date
Première question à vous poser (et préparez-vous car des questions vous allez devoir vous en poser un certain nombre) : à quelle date organiser ma brocante, ma braderie, mon vide-grenier ? Cela tombe sous le sens, mais rappelons-le toutefois :
organiser un vide-greniers précisément le même week-end qu’une compétition sportive d’envergure ou d’un festival local, ce n’est pas une bonne idée. Évitez, si cela est envisageable en termes de logistique, de rentrer en concurrence avec d’autres événements qui se déroulent dans votre commune, ou non loin. Le grand public va devoir faire un choix et cela peut avoir des conséquences directes sur le succès de votre événement, impacter la fréquentation et de fait sa rentabilité. Vous imaginez une brocante sans visiteurs ? Vos exposants risquent de ne pas se mobiliser et ils garderont un souvenir de votre association assez amer. Bordez les risques et soyez attentif au calendrier.
Anticipez ! Au minimum deux voire trois mois en avance. Un timing idéal pour vous organiser et bien entendu prévoir toute la communication et la mise en valeur de votre événement associatif, afin de vous assurer un maximum d’exposants et de visiteurs le jour J.
Jours fériés, week-ends, ciel dégagé et ensoleillé sont des atouts additionnels. Vos visiteurs adoreront flâner en famille ou entre amis durant le printemps, à la découverte de trésors du passé lors de votre brocante. Préférez les mois de mai et septembre, des mois privilégiés pour
une brocante organisée par votre association !
Choisir un lieu
Vous avez posé une date sur le calendrier ? Bravo, votre association va devoir maintenant
choisir le lieu pour organiser le vide-grenier ou la brocante. Un paramètre tout aussi stratégique pour la réussite de votre manifestation et également décisif pour vos exposants et vos visiteurs, que votre événement se déroule sur la voie publique ou sur terrain privatif.
Situé en plein centre-ville, votre brocante aura sans doute davantage de chances d’attirer de la fréquence que ne pourrait le faire un site en périphérie… S’il s’avère complexe pour votre association d’organiser son vide-grenier dans sa commune, préférez alors un lieu bien desservi afin de ne pas démotiver les visiteurs.
Quelles démarches administratives officielles pour organiser une brocante ou un vide-greniers ?
Déclarez votre brocante en mairie
Organiser un événement sur la voie publique ou sur le domaine public requiert, vous le savez, quelques obligations et autorisations. Dans un premier temps, il vous incombe de
déclarer votre événement en mairie (au moins 3 mois avant le début de votre événement) en renseignant puis adressant à votre commune (ou à la commune où se déroule le vide-greniers) une
Déclaration préalable d'une vente au déballage.
Il est conseillé de l’adresser par lettre recommandée avec demande d'Avis de Réception (AR), ou si vous le souhaitez, vous pouvez également vous rendre en mairie dans laquelle l'opération de vente est prévue et remettre la lettre contre récépissé. Accédez à
un modèle de déclaration préalable d’une vente au déballage.
Effectuez la demande d’occupation temporaire du domaine public
Une fois en mairie, profitez-en pour remettre la demande d'autorisation d'occupation temporaire du domaine public (
AOT) contre récépissé également (ou sinon vous pouvez également l’envoyer par lettre recommandée avec AR). Ne négligez pas cette étape évidemment obligatoire, au risque d’exposer votre association à une amende non négligeable (15 000 €).
Accédez au modèle de lettre pour la déclaration préalable d'une manifestation sur la voie publique.
Tenez un registre des vendeurs
En tant qu’organisatrice d’une brocante ou d'un vide-greniers, votre association est également obligée d’
établir un registre des vendeurs (articles R. 310-9 du Code de commerce et 321-7 du Code pénal). Toujours selon la loi, assurez-vous que ce registre est coté et paraphé par le commissaire de police, ou encore par le maire de la commune où la manifestation se déroule.
Les formulaires obligatoires sont facilement accessibles.
Pourquoi un registre ? Simplement car il permet à votre association et aux représentants légaux de répertorier les noms, coordonnées (adresses…), dénominations et références de pièces d’identités de chacun des exposants. Une fois votre brocante ou votre vide-grenier terminés, vous n’aurez plus qu’à remettre le registre sous huitaine à la préfecture dont dépend votre mairie.
Encore une fois, c’est une démarche totalement obligatoire, en cas d’absence de registre, ou s’il n’est pas présenté, votre association s’expose également ici à une amende qui peut aller jusqu’à 30 000 €. Ne prenez pas de risque de mettre en difficulté votre association, anticipez, organisez-vous et gérez avec attention les obligations légales administratives et votre événement ne se transformera pas en fiasco !
Les fonctionnalités de FoxTODO sont idéales et faciles d’utilisation pour vous accompagner dans la gestion de l’organisation de votre événement, pensez-y !
Veillez à faire signer une attestation aux exposants particuliers
Vous êtes une association, il est fort à parier que lors de votre brocante ou de votre événement sur la voie publique, bon nombre des exposants seront des particuliers. Veillez comme nous l’avons évoqué précédemment à les inscrire au registre, mais aussi à leur faire signer
une attestation sur l’honneur de non-participation à deux autres manifestations de même nature. Vous vous en doutez, c’est ainsi que l’État lutte contre le travail déguisé, même par de beaux dimanches ensoleillés ! Pour accéder au modèle de lettre
c’est par ici.
Et bien entendu, petite piqûre de rappel, les particuliers qui participent à votre brocante ou votre vide-grenier ne sont autorisés qu’à vendre des objets d’occasion, usagés par leurs soins, ceux de leurs chères têtes blondes, ou encore des membres de leurs familles…
Oust aux contrefaçons et autres mauvaises intentions !…
Sécurité pour l’organisation de votre brocante ou vide-greniers
De nouvelles obligations légales pour la vente au déballage
Il n’est pas nécessaire de rappeler les lourds et si tragiques événements qui se sont déroulés en France ces dernières années (depuis 2015), qui ont entraîné des modifications de la réglementation obligatoire. Et ce, afin de
renforcer la sécurité. Les autorités exigent en effet depuis des organisateurs de manifestations sur la voie publique qu’ils
consolident tous les aspects sécuritaires autour de leur événement. La mise en œuvre de certaines mesures, même si onéreuses, sont obligatoires. À défaut vous vous exposez à un refus d’autorisation par l’OTEP.
Voiture-bélier aux entrées, suffisamment de bénévoles en postes fixes et il est conseillé de recourir également à des
vigiles professionnels pour optimiser la sécurité aux entrées principales. Bien entendu un dispositif qui se veut davantage dissuasif que répressif, il est là pour rassurer, car la sécurité est cruciale lors d’un événement public, que cela soit un festival de musique, une rencontre sportive ou une brocante, elle n’est pas une option !
Quelles logistique et communication pour l’organisation de votre brocante ou vide-greniers ?
Réalisez un plan, anticipez, organisez l’espace
Vous avez bouclé toutes les démarches administratives obligatoires ? Vous voilà maintenant plongé dans le vif du sujet ! En effet, il va falloir organiser, In Situ, votre brocante ou votre vide-grenier. Sans vous transformer en architecte aguerri, procurez-vous un plan de la commune ou du lieu où se déroule votre événement.
C’est à vous de jouer, ou plutôt de dessiner ! Attelez-vous à la disposition potentielles de vos futurs exposants et organisez l’espace dédié sur la voie publique en divers emplacements.
Une anticipation qui va vous permettre d’estimer le nombre d’exposants maximum que l’espace en question peut accueillir, mais aussi de mieux gérer la circulation du public et la sécurité. L’idée vous l’avez saisi, est de ne pas vous retrouver débordé et pris à défaut alors qu’à l’aube les vendeurs débarqueront avec leurs camions et autres fourgonnettes pour décharger tous leurs objets, meubles, vêtements…
Sans vous transformer en maître Tetris, prévoyez des emplacements de diverses dimensions pour que chacun puisse organiser son stand selon la spécificité de son stock. Un exposant qui vend des meubles d’occasion prendra a priori une place plus grande qu’un amateur de vieux bouquins…
Pensez à la communication, optimisez la visibilité de votre événement
Bon il est maintenant temps de penser à bien communiquer autour de vous ! Vous êtes un comité d’organisation et vous savez combien le lien, le réseau et une bonne communication sont le terreau de la bonne santé des associations !
Il est l’heure de faire le buzz !
Annoncez votre événement aussi largement que possible et bien à l’avance. Astuce, plus vos informations seront précises, anticipées, créatives et audacieuses, plus vous aurez de chances de
rendre votre événement attractif et de fédérer exposants et participants.
Une bonne gestion des réservations de stands et du taux de remplissage passe aussi par un déploiement de la communication organisé et stratégique (réseaux sociaux, contenus sur votre site web, articles de blog, affiches, flyers, médias locaux et régionaux...), ne négligez pas ce levier essentiel à la réussite de votre brocante !
Prévoyez une buvette
Voici un aspect de la brocante qu’il est conseillé de ne pas passer aux oubliettes pour apporter joie et bonne humeur :). Offrez la possibilité aux exposants comme aux visiteurs durant votre brocante ou votre vide-greniers de pouvoir se retrouver à la buvette pour partager un instant de convivialité. Pour ceux qui restent longtemps et surtout si le soleil pique et que le ciel est bleu, pouvoir
se détendre et s’hydrater dans un espace de convivialité est un plus. N’oubliez pas que certains exposants et vendeurs auront commencé leur journée à 5h ou 6h.
Offrir un café de bienvenue à vos exposants est un geste bienveillant et souvent très apprécié, l’occasion idéale de partages, d’échanges et de discussion autour de vos passions et pourquoi pas l’opportunité de mettre en valeur votre association, qui sait de nouveaux adhérents et bénévoles seront peut-être parmi eux.
Remarque, il est question ici d’une buvette sans alcool. Sinon pour une
buvette temporaire avec alcool, l’obtention d’une autorisation de la mairie est nécessaire, vous devez alors adresser une demande de licence de débit de boisson temporaire (licence restreinte de débit de boissons : licence III) à minima quinze jours avant la date de la manifestation.
Bien entendu, il va sans dire que le respect de l’hygiène alimentaire et écologique est également de mise dans l’intégration d’une buvette.
Vous le savez,
l’organisation d’un événement associatif, que cela soit sur des aspects de logistiques, administratifs, légaux, organisationnels, pour la gestion de la billetterie, comme pour la communication interne avec les bénévoles et externe avec le grand public, vos adhérents, vos communautés… Requiert rigueur, anticipation, patience et engagement…
Ne laissez pas le plaisir s’effacer derrière le poids de la charge mentale, FoxTODO vous épaule et allège vos process, simplifie vos démarches, tel un partenaire soutenant et efficace,
découvrez notre plateforme !
Retour au blog
