Associations, comment organiser une randonnée cycliste ?

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Article publié le : 30/11/2022

Randonnée de cyclotourisme, randonnée à vélo, randonnée VTT, sortie cyclotourisme, quel que soit le type de randonnée cycliste non compétitive (c’est-à-dire qui ne comporte pas de classement), en tant qu’association vous pouvez tout à fait organiser une manifestation cycliste. Il vous faudra cependant bien évidemment respecter des obligations légales et mener des démarches administratives indispensables à la bonne marche et sécurité de votre événement sportif à vélo. Si toutefois vous organisez une compétition cycliste sur la voie publique (c’est-à-dire une épreuve cycliste chronométrée), votre association devra alors justifier d’une existence d’au moins 6 mois et être affiliée à une fédération sportive.

Organisez une randonnée cycliste et optimisez votre visibilité

Si certaines démarches d’organisation peuvent vous sembler complexes, cette manifestation à vélo est une opportunité additionnelle pour optimiser la notoriété de votre association et donner davantage de rayonnement à l’ensemble des activités qu’elle propose. C’est également un formidable levier pour fédérer de nouvelles adhésions à votre association et pour recruter de nouveaux membres.
En organisant une randonnée cycliste avec succès, votre association véhicule une image à la fois dynamique et positive. De plus, en sensibilisant les participants au respect de l’environnement, en valorisant le fait qu’il est tout à fait possible de pratiquer le VTT ou la randonnée à vélo, tout en étant attentif et respectueux du terrain de jeu naturel offert, vous positionnez votre association comme un acteur responsable.
Pour vous épauler dans l’organisation de votre randonnée cycliste, FoxTODO vous donne accès à une plateforme digitale intuitive, facile d’accès et idéale pour vous simplifier la tâche.
Nous vous avons listé dans cet article, les points clés à respecter et les bonnes pratiques pour vous aider dans l’organisation de votre événement cycliste.

Organiser une randonnée à vélo, check-list avant l’événement

Avant le Jour J, des préparatifs indispensables

Définir le parcours

Cela tombe sous le sens, mais c’est important de rappeler que l'une des premières tâches à mener par les membres de votre association en amont de la randonnée cycliste, est la définition précise des parcours. En effet, plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant, vous allez devoir déterminer les parcours sélectionnés sur une carte, en respectant bien entendu l’ensemble des contraintes et directives de l’ONF et Natura 2000. Reconnaître le trajet de votre randonnée cycliste et prendre les mesures sur place est indispensable pour estimer avec justesse les distances, ainsi que les dénivelés qui permettront de fournir l’ensemble des données aux participants et ainsi de sécuriser le parcours.

Penser aux démarches administratives et à la communication

Il vous faudra ensuite avertir les instances officielles, étape incontournable pour l’obtention des autorisations préalables obligatoires et pour être en mesure de communiquer sur votre événement cycliste comme il se doit. Inscrire votre épreuve cycliste au calendrier de la fédération (FFVélo, FSGT, Ufolep, FFC, ...), puis rédiger le règlement de la randonnée cyclo, concevoir l’affiche que vous pourrez ensuite diffuser largement (réseaux sociaux, presse, flyers…) et créer les bulletins d’inscriptions…
Autant de premières tâches indispensables à mener. Missions qu’il vous faudra répartir au sein du comité d’organisation de votre association. N’oubliez pas de bien mettre à jour le site internet de votre association et de l’alimenter avec régularité, afin que toutes les informations utiles et nécessaires (accessibilité, cartographie, données GPS, itinéraires, inscriptions, tarifs,…) soient disponibles aux futurs participants.

Anticiper la coordination des ressources matérielles

Démarcher de potentiels partenaires est une solution efficace pour obtenir des lots, ainsi qu’un renfort bienvenu de logistique. La coordination et la gestion appropriée et attentive des ressources matérielles dont dispose votre association, vous permettra une bonne anticipation et une meilleure organisation des divers balisages, fléchage, ravitaillements, buvette, récompenses, lots … La veille de la randonnée cyclo pensez à faire poser par vos équipes (bénévoles, membres de l’association), les balisages des parcours, l’installation de l’accueil (caisses, panneaux d’affichage, point restauration) dans la salle dédiée (salle municipale, gymnase) que vous aurez préalablement réservée et si utile pensez à installer une station de lavage des vélos.

Obligations lors de l’organisation d’une manifestation à vélo sur la voie publique

Obligations légales des organisateurs

Votre manifestation VTT ou votre randonnée cyclotourisme se déroule sur la voie publique, il vous incombe alors de réaliser une déclaration préalable auprès de la préfecture de votre territoire. Il vous faudra alors renseigner et signer un document CERFA accompagné de la liste des communes traversées par votre événement cyclo, de la liste des signaleurs présents (afin de diriger les concurrents ainsi que le public), d’un programme précis de la manifestation, du règlement de votre manifestation, de l’ensemble des dispositifs déployés pour assurer la sécurité des participants, d’une attestation d’assurance qui montre que votre événement est couvert, ainsi que d’un document d’évaluation des impacts sur la nature (respect des recommandations de la norme NATURA 2000).
Votre manifestation traverse plusieurs départements ? Veillez à déposer cette demande préalable auprès des préfectures et des mairies concernées. Retrouvez toutes les informations utiles sur l’organisation d’un événement sur la voie publique.

FoxTODO vous épaule dans la préparation et l’ensemble des démarches administratives obligatoires et légales à mener, lors de l’organisation de votre randonnée à vélo.

Le réseau Natura 2000, des normes à respecter

Natura 2000, est un réseau qui œuvre pour la préservation des sites naturels et pour la protection de la faune et la flore locales. Actif dans toute l'Europe, ce réseau est crucial pour maintenir la biodiversité. NATURA 2000 est aussi garante du respect de l’environnement dans le cadre de projets d’aménagements, ou, comme c’est le cas ici lors de l’organisation de manifestations sportives (ou encore culturelles).
Quand vous organisez un événement cyclo (randonnée VTT, randonnée cyclotourisme…) dans un cadre naturel, il est de votre responsabilité en tant qu’organisateurs de veiller à ce que votre manifestation cycliste respecte cette réglementation dictée par l’Union Européenne. Désormais, la démarche d’incidence NATURA 2000 est obligatoire si votre manifestation VTT ou cyclo rassemble plus de 300 personnes présentes dans la journée (organisateurs, participants, signaleurs...).

Votre randonnée à vélo traverse une forêt gérée par l’ONF

Votre randonnée à vélo traverse des forêts sous la protection de l’Office National des Forêts, il va vous falloir obtenir une autorisation spécifique. En effet, l’ONF représente officiellement l’État, propriétaire des forêts concernées. En amont de votre demande à l’ONF (délai d’obtention environ 2 mois), veillez à rassembler l’ensemble des données nécessaires et soyez attentifs à plusieurs points cruciaux :

vérifiez que votre randonnée cyclo ne se déroule pas durant les périodes officielles de chasse, et ce, pour des raisons évidentes de sécurité des participants et du public.

assurez-vous que votre manifestation sportive ne traverse pas des zones qui sont formellement interdites ou déconseillées selon la saison, par Natura 2000.

contrôlez que les itinéraires détaillés soient bien visibles sur une carte IGN et indiquent le passage des participants, les points d’accueil, les points de contrôle, les points de ravitaillement.

veillez à fournir un programme détaillé (horaires, nombre de participants..).

n’oubliez pas votre attestation d’assurance (responsabilité civile pour club ou association) indispensable à votre dossier ONF.

Enfin, n’omettez pas de prévoir également des lieux de stationnement hors des forêts dont il est question.

Après votre événement cyclo, pensez visibilité !

Votre randonnée VTT ou randonnée à vélo est maintenant terminée et tout s’est bien déroulé ? Bravo ! Votre association est maintenant prête à optimiser l'impact de la visibilité d’un tel événement sportif. Pensez à intégrer sur le site internet de votre association l’ensemble des photos et vidéos réalisées, alimentez vos réseaux sociaux, votre communication externe… Bref faite du bruit !
De plus, c'est le moment pour votre association de réaliser un inventaire des ressources utilisées, de faire le tri et de ranger tout le matériel utilisé et qui bien entendu sera utile pour les prochaines manifestations sportives.
N’oubliez pas aussi de remercier vos partenaires et les instances officielles mobilisés, via l’envoi de courriers personnalisés. Puis vient l’heure du bilan sur le déroulement de votre événement cycliste : réunions de synthèse, analyse des éventuels questionnaires des participants visant l’amélioration utile pour les prochaines sessions… Rien ne doit être laissé au hasard et l’implication de chacun de vos membres sera d’une aide précieuse.

FoxTODO vous aide à optimiser et fluidifier la communication et les échanges internes entre votre comité d’organisation, les membres et les bénévoles de votre association, grâce aux solutions et outils faciles d’utilisation mis à votre disposition. Découvrez les fonctionnalités FoxTODO et vivez enfin votre manifestation cyclo plus sereinement !