Comment organiser un événement associatif, étapes clés ?

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Article publié le : 25/07/2022

Lors d’un précédent article nous avons vu les différences fondamentales entre l’organisation d’un événement professionnel (enjeux, formats, publics, process, logistique) et la création et la mise en œuvre d’un événement associatif. En pointant également les points communs qu’il peut exister entre les deux. Dans ce billet nous vous proposons un zoom plus spécifique sur l’organisation d’un événement par une association.
Quelles sont les étapes spécifiques à suivre, les diverses obligations légales, les processus, les contraintes à prendre en considération, les freins éventuels et les solutions potentielles selon le type de manifestation. Autant de questions qui se posent pour une association dès lors qu’elle souhaite monter un événement associatif. Alors que cela soit dans la perspective de récolter des fonds pour soutenir la trésorerie de votre association, pour valoriser et présenter des projets, dans une intention de recrutement de nouveaux volontaires et de bénévoles…
Votre association loi 1901 doit quoi qu’il en soit être en capacité de promouvoir son activité et de déployer les bonnes pratiques pour impliquer au maximum son audience. Et le moyen le plus efficace pour créer et renforcer le lien avec les adhérents (et bien entendu en fédérer de nouveaux) est d’organiser un événement associatif qui soit à la fois attractif, dynamique et bien préparé. FoxTODO, 1ère plateforme 100% Made in France qui accompagne les associations dans leur gestion quotidienne et dans la mise en place et le développement de leurs événements associatifs, vous propose un parcours en 5 étapes pour créer un événement réussi et mémorable.

Étape N°1, bien définir les objectifs de l’événement associatif

Quel est l’objectif de votre événement ? Si les objectifs ne manquent pas, poser en clarté votre objectif principal qui motive la création de votre manifestation associative est l’un des premiers prérequis incontournables, qui va constituer le fil rouge tout au long de votre événement. Il vous faudra bien entendu le garder en tête du début à la fin. Est-ce un événement visant l’adhésion de nouveaux membres et adhérents ? Votre événement a-t-il pour intention de lever des fonds ou de motiver l’apport de dons pour votre organisation ? Est-ce une manifestation anniversaire, visant à célébrer une étape particulière ou une date clé dans la vie de votre association ? Vous êtes une asso sportive et l’organisation de votre événement sur la voie publique ou dans un environnement approprié (stade, salle de sport…) répond-t-il à un calendrier annuel de compétitions et de rencontres sportives amateurs ?
Oui encore une fois les motivations et les ambitions liées à la mise en œuvre d’un événement associatif sont légion, mais elles sont toutes construites autour d’un socle commun, l’atteinte de l’objectif central. Aussi soyez attentif à prioriser vos objectifs, et à n’en garder qu’un comme cap principal. Vous aurez ainsi la capacité de décider entre les diverses options et de déployer des actions plus rapidement, en connaissance de cause. Ainsi, si votre objectif central est de capter des publics additionnels (adhérents, bénévoles), tout en mettant en avant votre nouveau projet, il vous faudra être vigilant sur tous les moyens déployés afin de simplifier au maximum les inscriptions : davantage de personnes pour aider aux inscriptions, des documents bien élaborés et attractifs, des feuilles de présentation claires, plusieurs tables d’inscription, des bénévoles pour expliquer les spécificités de votre organisation… Les fonctionnalités de l’outil numérique FoxTODO vous aident pour plus d’efficacité.

Étape N°2, prévoir les contraintes c’est savoir anticiper

Planifier un événement associatif passe aussi par une bonne prévention et prévision des contraintes potentielles. Savoir anticiper les contraintes qui peuvent se mettre sur votre chemin, c’est se préparer avec clarté et détermination et maximiser ses capacités à y faire face. Et ce, en ayant déjà imaginé et prévu les solutions appropriées. Parmi les diverses contraintes à garder à l’esprit :

Les contraintes budgétaires, bien souvent à l’origine de variété de concessions. Elles sont évidemment à étudier en amont de la création de votre événement, afin de monter et de mettre en place une manifestation associative dans les meilleures conditions de réalisation et de réussite.

Les contraintes de planning ou de temps. La création et le déploiement d’un événement associatif requiert temps et énergie. Démarches administratives, location de matériel, disponibilité des bénévoles, gestion de la communication interne… La préparation d’un événement demande une bonne maîtrise de la logistique. Notez les diverses contraintes de temps ainsi que les délais à bien respecter afin de fluidifier le plus possible la bonne marche du montage de votre événement et pour gagner en efficacité et en sérénité.

Les contraintes climatiques. Vous envisagez un événement sur la voie publique, une manifestation sportive ou culturelle en extérieur, la météo peut s’avérer aléatoire, quel que soit le mois de l’année. Une donnée à ne pas négliger dans votre budget. Pensez à allouer une part de celui-ci à des barnums, des auvents et autres tentes, des parapluies, voire un ou des chapiteaux pour abriter les membres du comité d’organisation, vos adhérents et bénévoles et même le public si nécessaire.

Les contraintes humaines. Selon le format et l’objectif de votre événement il vous sera utile de prévoir un renforcement du staff d’encadrement. Il est donc primordial de bien planifier et prévoir les disponibilités de chacun afin d’assurer le bon déroulé de votre événement et évidemment la sécurisation optimale des participants, publics et membres de votre association.

Étape N°3, quelle équipe et quel planning ?

Vous avez posé votre objectif prioritaire et mis en clarté pour mieux anticiper, les éventuelles contraintes à prendre en compte. Il va vous falloir maintenant définir avec qui vous allez créer et mettre en œuvre cet événement associatif ambitionné. Un état des lieux qui permettra également de faire un point sur la fiabilité et la qualité de l’équipe organisatrice. Est-elle suffisamment soudée, chacun sait-il précisément ce qu’il doit faire, la motivation est-elle au rendez-vous ?... En réunissant une équipe à la fois disponible et aux compétences variées et complémentaires vous allez multiplier les chances de monter un groupe à la fois efficace, engagé et solide. En tant que comité d’organisation il vous incombe d’organiser mais aussi bien entendu de déléguer les tâches spécifiques à chacun, pour performer ensemble et avancer vers l’atteinte de votre objectif commun. Créer des listes, répartir et attribuer des tâches, poser une temporalité… La bonne gestion de la logistique et de la communication sont cruciales pour réussir l’organisation de votre événement. Une plateforme telle FoxTODO vous épaule et vous facilite l’opérationnel et la gestion des rôles dans le comité d’organisation

Étape N°4, les démarches administratives et juridiques

Pas d’organisation d’événement sans la gestion de l’administratif. Des démarches indispensables et des obligations légales auxquelles il va vous falloir vous soumettre. La responsabilité civile et pénale de votre association est engagée à chaque événement. Sans compter que votre manifestation va sans doute nécessiter des demandes d’autorisations auprès de divers organismes publics référents, d’autant plus si vous envisagez de tenir une buvette, d’accueillir du public, d’organiser une manifestation sportive sur la voie publique. Dans un de nos articles vous retrouvez toutes les démarches et autorisations nécessaires pour organiser un événement en extérieur. De plus, ayez à l’esprit que selon la ville qui accueille votre événement, vous serez dans l’obligation de prévoir des temps plus longs pour mener à bien vos différentes démarches. Ainsi, si vous organisez une rencontre sportive en extérieur à Paris, il vous faudra déposer la déclaration à la préfecture de police, à minima 2 mois à l’avance de la date prévue pour votre manifestation.

Étape N°5, savoir communiquer autour de son événement associatif

Sans communication difficile d’avoir de la visibilité et encore moins de fédérer les publics attendus. Une communication efficace et une stratégie posées en amont vous assureront que toute cette énergie et ce temps passés dans l’organisation de votre événement, seront valorisés au mieux auprès des publics visés. Une communication impactante implique de penser à tous les outils et canaux qui peuvent servir votre cause. Visuels et posts sur les réseaux sociaux, flyers disponibles aux bons endroits en amont et lors de l’événement, goodies, signatures mails, newsletters, articles de blog, l’intégralité de la communication doit être cohérente et bien structurée :

L’envoi d'emails auprès des adhérents les plus proches. Prendre soin et porter une attention soutenue aux principaux donateurs et adhérents à votre association par une bonne gestion des emails, vous permet d’entretenir le lien et peut favoriser plus de visibilité et d’engagement.

Les réseaux sociaux, pour optimiser la puissance et la viralité afin de prévenir votre audience et de les tenir informés de l’avancée de votre événement. Utilisez des visuels spécifiques selon les réseaux et déployez des messages appropriés en résonance avec les contraintes de chacun d’eux et de vos ambitions spécifiques sur chaque communauté.

Les articles de blog, pour toucher vos cibles différemment et prendre la parole sur différents sujets : les raisons qui motivent la création de cet événement, votre objectif, les étapes de préparation, la présentation des membres du comité d’organisation et de bénévoles clés, les spécificités de la manifestation et les activités et/ou animations proposées durant l’événement… Les sujets et les axes de prises de parole ne manquent pas pour booster la présence de votre association et de son événement. De plus, cela va vous permettre d’humaniser votre manifestation et de la faire vivre aux yeux de votre audience dès sa genèse.

Le bouche à oreille et les vertus du réseau pour attirer l’attention de nouvelles personnes autour de votre événement associatif. Ce cercle vertueux peut être renforcé en proposant aux adhérents d’inviter une personne de leur choix, en les sollicitant afin qu’ils relayent la communication sur leurs propres réseaux sociaux…

Vérifiez les derniers détails de l’organisation de votre événement associatif et lancez-vous !

Savoir combien de personnes seront présentes lors d’un événement associatif passe aussi par une billetterie bien organisée et des formulaires d’inscription clairs et faciles d’accès. Une fois les process pour les inscriptions bien huilés et les 5 premières étapes accomplies, vous voici à quelques jours seulement de l’événement. Il est temps de redoubler de vigilance, de vérifier tous les détails et de faire un point sur les diverses tâches restant à mener.

Les goodies et autres accessoires qui seront distribués et qui laisseront une trace mémorable aux participants et publics sont-ils bien arrivés et conformes à votre attente? Les communications de dernière minute sont-elles programmées ? Les derniers ronds-points de votre course cycliste sont-ils sécurisés et l’équipe de bénévoles dédiées sera-t-elle bien présente à son poste ? Les outils informatiques indispensables à la bonne marche de votre événement sont-ils opérationnels ?… Ne lâchez rien, restez mobilisés jusqu’au jour J et bien entendu pendant et après l’organisation de votre événement.

Vous avez vérifié tous les détails ? Vous êtes prêt pour organiser votre manifestation ! Et FoxTODO est votre partenaire idéal pour mener à bien tout cela avec vous, découvrez notre plateforme digitale et bénéficiez d’une aide fonctionnelle et efficace dans l’organisation de votre événement associatif.