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Article publié le : 09/12/2022
Pas d’événement associatif sans bénévoles ! Vous êtes une association sportive, culturelle, et vous organisez régulièrement des événements, en tant que comité d’organisation vous savez mieux que quiconque combien le rôle des bénévoles est utile à la bonne marche de votre manifestation. Vous avez beau être parfaitement structurés, sans la mobilisation de bénévoles en amont, le jour J et même après votre événement, il est quasiment impossible de mener à bien vos événements.
Les bénévoles participent très activement à la réussite de votre rencontre sportive, de votre festival, de votre
concert de musique, de votre brocante et/ou vide grenier, de toutes vos manifestations sur la voie publique. Ils sont présents tout au long de l’événement en question et avec eux vous avez la capacité de mener à bien vos projets événementiels d’un point de vue administratif, logistique et organisationnel.
Ils forment l’un des maillons de votre chaîne d’organisation, ils sont votre force vive sur le terrain, assurant chacun
une mission spécifique qui permet à votre événement de bien se dérouler.
Quel cadre légal pour les bénévoles, quels bénéfices pour les bénévoles événementiels, mais aussi comment mener
une gestion simplifiée des bénévoles sans perdre au passage énergie, temps et efficacité ? FoxTODO est bien plus qu’un outil de gestion innovant pour les associations qui les épaule lors de la création et du déploiement de leurs événements. C’est aussi une plateforme digitale mise à la disposition des associations afin de faciliter la gestion, la communication et toute la logistique avec leur bénévoles. Tâches, missions, rappels des horaires, logistique, coordination des disponibilités,
la solution FoxTODO facilite la gestion des bénévoles, on vous en dit plus ...
Quel cadre légal pour les bénévoles et quels sont les avantages du bénévolat?
Un engagement mutuel basé sur la confiance
Avant toute chose intéressons-nous un instant à l’écosystème des bénévoles pour mieux comprendre ensuite la typologie de relation qui lie les bénévoles et les associations ?
« Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial », c’est ainsi qu’est défini
le rôle des bénévoles par le Conseil Économique et Social (1993). Alors si en France il n’y a pas réellement de fonction juridique précisément définie, concernant la fonction et le rôle auxquels sont assignés les bénévoles au cœur d’une association, une chose est sûre : un bénévole s’engage à donner de son temps, à partager ses compétences à une association, et ce, sans compensation financière (gratuitement) ou contrepartie. Par conséquent, si aucune relation de subordination n’est officielle entre les membres de l’association et les bénévoles, on retiendra cependant un lien de préposition donnant droit à l’association de communiquer des instructions aux bénévoles pour la bonne marche de leurs événements. Qu’ils soient sportifs, culturels, ou musicaux. Sinon on imagine aisément le capharnaüm logistique et organisationnel !
Sans organisation parfaitement huilée de la part du comité d’organisation, sans cadre posé et communication fluide en interne comme en externe, c’est l’échec assuré.
Pour la réussite de votre événement, les bénévoles engagés à vos côtés sont de fait tenus de respecter vos statuts ainsi que les règles de sécurité liée à votre domaine d’activité ainsi que les directives organisationnelles qui définissent le rôle et la mission de chacun.
À qui s’adresse le bénévolat ?
Pas de limite ou de prérequis spécifiques, le bénévolat s’adresse et est accessible à tout le monde, et ce, quel que soit le statut de la personne (sous certaines conditions pour les mineurs et les sans emploi). Lors de leurs événements associatifs, toutes les associations ont la possibilité de
faire appel et de mobiliser des bénévoles pour diverses missions administratives, logistiques, pour l’animation, les collectes, la présence aux points de sécurité ou stratégiques sur le terrain, pour un soutien administratif, pour la tenue des buvettes, la création des outils de communication… Les tâches affiliées aux bénévoles peuvent être tout aussi variées, que nombreuses.
Et pour que chacun sache précisément ce qu’il a à faire, quand et comment il doit intervenir, il est crucial pour les organisateurs de
gérer avec la plus grande attention l’ensemble du staff de bénévoles en faisant preuve tout autant d’anticipation que de rigueur.
Car incontestablement chaque détail compte lors de l’organisation d’une manifestation sur la voie publique. Qu’il soit question de culture avec des festivals de musique, de littérature, ou bien de sports avec des événements sportifs tels que
les randonnées pédestres, les trails,
les randonnées cyclistes,
de cyclocross, les marathons, les triathlons, ou qu’il soit question encore de
l’organisation d’un vide-grenier.
Quels avantages à faire du bénévolat ?
C’est un fait les bénévoles apportent une aide précieuse aux organisateurs de manifestations associatives, en donnant à la fois de leur temps, de leur expertise et de leur énergie. C’est bien souvent la notion de « donner / recevoir » qui nourrit le lien entre les bénévoles et l’association dans laquelle ils apportent leur contribution. Pour votre association, l'aide et le soutien des bénévoles est précieuse, cela participe grandement à la réussite de vos manifestations sportives, culturelles, musicales.
Pour les bénévoles c’est un moyen pour donner du sens à leurs actions, pour se rendre utile et soutenir des valeurs qui leurs sont chères. De multiples raisons animent ainsi les bénévoles et les stimulent dans leur
engagement associatif : la possibilité d’étoffer leur réseau, de contribuer à une cause qui leur est précieuse, de renforcer leur estime ou leur confiance en soi, de contribuer au cœur d’un environnement qui est éloigné de leur habitudes professionnelles et personnelles, de maintenir un lien social…
Au-delà des motivations très personnelles qui animent chaque bénévole, les avantages du bénévolat sont nombreux et l’association dans laquelle ils œuvrent peut leur donner la possibilité d’accéder aux coulisses de l’organisation d’une manifestation sportive, de bénéficier d’un accès gratuit à l’événement durant l’intégralité de sa durée, de profiter de réductions tarifaires sur les produits vendus, et bien d’autres avantages.
De plus, la reconnaissance et la gratitude de l’association pour leur contribution est aussi une belle récompense.
Communication avec les bénévoles, gestion des bénévoles, comment organiser les bénévoles pour une organisation efficace de votre événement ?
Vous avez décidé d’organiser un événement associatif, en tant qu’association sportive, culturelle vous allez avoir besoin de nombreux coups de main ! L’aide de bénévoles aux compétences et expériences pertinentes et variées va soutenir avec efficience votre événement et le conduire à sa réussite. Que vous disposiez d’un staff de bénévoles déjà engagés et habitués à vos process organisationnels, ou qu’il vous faille recruter de nouveaux bénévoles pour votre événement, une chose est sûre,
la gestion de la communication avec les bénévoles est un point crucial pour la bonne marche de votre manifestation.
Préparer et organiser des équipes de bénévoles ayant chacun leur rôle à jouer, répartir les tâches attribuées à chacun, anticiper la logistique spécifique à chaque bénévole… Votre association n’a pas le droit à l’improvisation, ni aux cafouillages de dernière minute, si vous ne souhaitez pas payer ensuite le prix d’une gestion désorganisée et confuse.
Une mauvaise gestion des bénévoles peut en effet se solder par un désengagement et une perte de motivation de la part des bénévoles, mais aussi de la part de vos membres et adhérents.
Communiquer de façon fluide et avec efficacité avec vos bénévoles en vue d’une organisation événementielle, est la clé pour booster la motivation générale, et mener à bien un événement avec sérénité.
FoxTODO vous donne accès à un outil de gestion innovant
aux fonctionnalités faciles d’utilisation pour simplifier la communication avec vos bénévoles
En amont de votre événement, anticipation et communication
L’une des clés de la réussite de votre événement est d’anticiper et
d’optimiser la synergie entre vos membres et les bénévoles qui œuvrent avec vous, pour votre événement. Au sein de votre comité d'organisation, pensez à désigner une personne référente qui va prendre en charge
la coordination des bénévoles et répartir les tâches et les missions respectives. Clarté et communication fluide sont bien entendu de mise. N’oubliez pas par ailleurs de prévenir vos membres qu’ils vont être épaulés par des bénévoles et de bien leur fournir les détails sur le rôle de chacun.
Lors de la préparation de votre événement, vous pouvez également préciser un code vestimentaire aux bénévoles et même si cela est envisageable pour votre association, leur fournir à l’avance des kits.
Anticipez la logistique terrain de vos bénévoles et mentionnez à l’avance les heures d'arrivée le jour de l'événement, les points d’accès parkings et les solutions transports pour se rendre sur les lieux de la manifestation.
Et bien entendu, soyez attentifs à rappeler à chaque bénévole plusieurs jours avant l’événement la date de celui-ci. Assurez-vous enfin de leur disponibilité et de leur présence le jour J. Et si besoin soyez prévoyant en remplaçant ceux n’ayant pas confirmé pouvoir être présents (contraintes, maladies..).
Bien souvent les associations pour la répartition et la gestion des différentes missions à donner aux bénévoles, utilisent tableaux Excel, ou des groupes réseaux sociaux (Facebook…).
Une plateforme de gestion simplifiée de la communication (gestion des sms, des emails, des relances, de la répartition des tâches…) est une option intéressante et pertinente pour
simplifier la communication avec les bénévoles (et les membres) dans l’organisation de votre manifestation, pensez-y !
le Jour J de votre événement, renforcez la communication
Le Jour J de votre événement est arrivé, il est plus que jamais urgent de vous assurer que chacun est à son poste et connaît avec précision le périmètre de sa mission et les détails des tâches qui lui ont été confiées.
Informez une nouvelle fois vos bénévoles de leurs rôles et de leurs responsabilités au cours de la journée. Sensibilisez-les encore sur l’importance de leur contribution qui participe à la réussite de l'événement et soyez soutenant, motivant afin qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes.
Rappelez-vous c’est un travail d’équipe et chacun doit trouver sens à son engagement et à ses actions. Ne faites pas l’économie d’expliquer à vos bénévoles encore et encore les lignes directrices et les meilleures pratiques de l'événement, puis dans le brief de dernière minute (re)précisez une dernière fois les tâches de chacun.
Mieux vaut jouer la carte de la répétition plutôt que passer à côté du détail qui fera toute la différence. Pas de place au grain de sable ! Mais si celui-ci s’invite malgré tout dans les rouages, faites preuve d’agilité et d’adaptabilité, ce qui requiert, vous l’aurez compris,
une communication claire et réactive.
Vous constatez qu’une personne manque à son poste et est absente, compensez rapidement et faites appel à un remplaçant pour reprendre la mission qui lui était allouée. Évidemment l’anticipation est mère de prudence souligne l’adage, si cela est possible pensez à prévoir des volontaires supplémentaires de réserve, afin d'apporter une solution opérationnelle et efficace à ce type de situation.
Une plateforme numérique qui vous aide à l’organisation des bénévoles et rend fluide et efficace la communication peut-être un soutien stratégique, gardez cela à l’esprit !
Après l’événement, gardez le contact !
Et voilà votre événement est passé, quel beau moment de partage et quelles émotions ! Il est temps de faire le bilan et de tenir informés les bénévoles ! Tout en leur montrant que vous appréciez leur travail, leur engagement, saisissez l’occasion pour leur demander leur avis sur leurs expériences, avec un « questionnaire de retour d’expérience ».
En savoir plus sur leurs succès ou les problématiques qu’ils ont rencontrées, les défis qu’ils ont dû surmonter, leurs ressentis, vous aidera à améliorer vos prochains événements et à prendre en compte leurs besoins et leurs opinions.
Certains ont été confrontés à de réelles difficultés ou n’ont pas mené leurs tâches comme cela était prévu ? Relax ! Il est question de bénévolat et d’engagement volontaire, donc même si les bénévoles doivent prendre en main avec responsabilité les missions qui leur sont confiées, l’écoute, la bienveillance et la communication favorisent respect, bien-vivre et motivation réciproque. Rencontrez-les et échangez, vous grandirez ensemble et trouverez sans aucun doute les solutions d’amélioration pour la prochaine manifestation.
Quoi qu’il en soit, faire preuve de reconnaissance quant aux succès et aux accomplissements de chacun, valorise avec sincérité et
fidélise vos bénévoles sur le long terme.
Optez pour la gratitude, n’hésitez pas à envoyer une lettre de remerciement et même à organiser un pot de remerciement.
En résonance avec votre bilan, pensez à faire évoluer les responsabilités ainsi que les rôles des bénévoles. Le mouvement c’est la vie, ne restez pas figé sur des principes si de nouvelles répartitions de tâches et de process peuvent améliorer vos prochaines organisations événementielles. Vous boosterez leurs envies de rester à vos côtés et sans doute la performance et la réussite de vos futures manifestations associatives !
Une solution digitale simple d’utilisation vous permet de gérer avec efficience et confort la communication post-événementielle avec vos bénévoles, bonne idée non ?
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