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Article publié le : 15/07/2022
Organiser un événement associatif,
organiser une compétition amateur sur la voie publique, réussir l’organisation d’un événement associatif, des projets qui sont portés par des objectifs multiples : soutenir la trésorerie de l’association, optimiser la notoriété des diverses activités de l’association loi 1901, recruter de nouveaux bénévoles, rassembler et fédérer autour de passions et de moments conviviaux …
Si les bonnes raisons ne manquent pas, l’organisation de tels événements ne sont pour autant pas toujours si simples. Temps, énergie, anticipation, connaissance des réglementations en vigueur, bonne logistique, coordination et planification, communication fluide et efficace. Des actions à déployer en amont, des enjeux qui diffèrent bien souvent de l’organisation d’un événement professionnel. Quelles étapes pour chaque typologie d’organisation et quelles différences entre le montage d’un événement associatif et professionnel ? FoxTODO,
1ère plateforme digitale 100% Made in France - qui épaule les associations dans leur gestion au quotidien et les soutient lors des moments plus spécifiques et challengeant que sont
les organisations de manifestations sur le domaine publique -, vous en dit plus…
Organiser un événement professionnel, des étapes et des enjeux spécifiques
Pour l’organisation d’un événement professionnel, pas d’improvisation possible. La notoriété et l’image de l’entreprise sont en jeu, sans compter la bonne rentabilité nécessaire au regard des investissements financiers engagés, parfois assez lourds.
La logistique de l’événement requiert donc d’établir préalablement un plan stratégique précis du déroulement de la manifestation, de la rencontre, ou encore de la soirée en question. Et ce, afin de tendre vers la réussite maximale escomptée. Il va falloir définir la date et les horaires les mieux appropriés, le thème spécifique qui sera l’empreinte mémorable de l’événement, le lieu le plus attractif et qui répond aux besoins, les différents prestataires à coordonner, les animations potentielles, les intervenants. Mais aussi le tempo des pauses durant la soirée, ou la journée s’il est question d’un séminaire d’une société, d’un colloque ou d’une grand-messe d’entreprise, etc. Faisons un point sur les étapes à prévoir dans l’élaboration de ce projet évènementiel professionnel.
Quel public attendu et cibles visées ?
Selon le public visé, l’organisation d’un événement professionnel varie. Clients, collaborateurs ou employés, partenaires, les formules diffèrent selon les publics en question et les objectifs visés. Définir s’il s’agit d’un événement de notoriété et d’image, plutôt que promotionnel pour le lancement d’un nouveau produit ou d’un service, ou encore de cohésion au sein de l’entreprise, permet de mettre en place
la bonne stratégie événementielle. Il est crucial de définir au préalable précisément le message à véhiculer et à qui il va être transmis.
Date, lieu, budgets, selon le format de l’événement
Déterminer en amont les grandes lignes budgétaires à allouer à l’événement professionnel. Selon le format, les coûts vont bien entendu varier. En fonction de la capacité de financement, diverses solutions événementielles peuvent être envisagées, soirée de réseautage, conférence, team-building, lancement de nouveaux produits, anniversaire d’entreprise, etc.
La date et le lieu de l’événement sont également des leviers de réussite du projet ; Il est donc important qu’ils séduisent et fédèrent un maximum de personnes et de vérifier que l’événement ne tombe au même moment que d’autres grands rendez-vous, pour limiter la concurrence. Réserver à l’avance et tenir informé les public concernés le plus tôt possible pour s’assurer de leur disponibilité, reste un incontournable. On est bien loin de l’approche du monde associatif qui déterminera la date et le lieu en fonction du calendrier de l’association, en cohérence avec la saisonnalité et les
contraintes administratives autant que légales auxquelles les organisations associatives doivent se soumettre dans la gestion et l’organisation de leurs événements.
Anticiper, planifier et faire appel à des prestataires de services externes
Bien souvent en résonance avec le format et les enjeux de l’événement professionnel, il est nécessaire de dénicher les prestataires externes le mieux adaptés au projet. Restauration, animations, accueil, décoration, son et vidéo, etc. De même, anticiper chaque détail lors du repérage du lieu sélectionné en amont du jour J permet de vérifier avec les différents prestataires retenus, que tout est conforme aux
besoins et contraintes de l’événement.
Communiquer sur l’événement
Pour garantir une participation maximale, il est indispensable de communiquer préalablement et de façon stratégique. De nombreux moyens et canaux permettent d’entrer en connexion avec les publics visés : réseaux sociaux, mails, invitations, publicité, communication digitale… Une fois l’événement terminé, il est intéressant de faire le point pour identifier l’impact de celui-ci auprès des publics. Une enquête de satisfaction permet de déterminer plus concrètement les points forts et les écueils qui en ressortent, afin d’estimer le retour sur investissement pour l’entreprise organisatrice
Réussir l’organisation d’un événement associatif, démarches et étapes à suivre
Vous êtes une association de loi 1901 et vous souhaitez organiser une manifestation, une
rencontre sportive sur la voie publique, un événement associatif, et bien entendu vous portez une attention particulière sur les précautions à prendre et l’ensemble des démarches à suivre dans
l’organisation de votre événement associatif. Pour vous épauler, FoxTODO vous propose un tour d’horizon des étapes à suivre, des précautions à prendre et des éléments clés, pour une organisation plus sereine de votre événement associatif.
Quelle manifestation pour quel type d’association ?
En France, la diversité des organisations associatives crée une certaine dynamique en termes d'organisation d'événements : remise de trophées sportifs, dîner spectacle d'un club des anciens, vide-greniers pour soutenir la trésorerie d’une association, soirée thématique, rencontre sportive sur la voie publique, course cycliste… Selon la typologie, le secteur de votre association et la fédération à laquelle elle dépend - dans le cadre d’associations sportives - les événements à créer diffèrent dans leurs formats et leur déploiement.
En effet vous êtes une association à caractère culturel, vous allez sans doute préférer organiser un spectacle de théâtre, une représentation de danse, ou encore une exposition. Une association sportive, va choisir plus logiquement d’
organiser une manifestation sportive telle un tournoi, un championnat, une course... De même, si vous êtes une association à caractère philanthropique, vous allez vous tourner vers un événement plutôt caritatif, ou même à caractère humaniste. Quant à une association environnementale, elle va opter pour des journées découvertes nature, des manifestations de sensibilisation sur l’écologie ou même l’organisation de journées de ramassage de déchets, etc.
Vous l’aurez compris, selon le contexte, l’environnement, la typicité, les enjeux de votre association, l'organisation d’un événement devra s’articuler selon des contraintes et des process différents. Une chose reste toutefois transverse à toutes les associations : l'exonération fiscale. En effet l’association de loi 1901 peut bénéficier d’une exonération d’impôts commerciaux sur les recettes, les subventions et même les salaires inhérents à l’organisation de six événements au cours d’une année.
5 conseils pour réussir l’organisation de votre évènement associatif
Définir l’objectif de votre événement
Bien entendu, la première des étapes consiste à poser en clarté vos objectifs. Il n’est pas question pour
la bonne santé de votre association de vous tromper de cap. Posez-vous quelques questions qui vous feront gagner en temps et en efficacité. Quel est le cadre spécifique de mon événement ? Que recherche précisément mon association en organisant cet événement à ce moment-là de l’année ? À qui s’adresse l’événement ? Aux membres de l’association, aux réseaux de bénévoles, ou à un public plus large et si oui quelle typologie de public ?
Anticipation, la reine de toutes les réussites
Le planning, toujours le planning ! Vous êtes un comité d’organisation alors vous connaissez l’importance d’une
bonne gestion des planning et de l’anticipation.
Votre association est composée d’un ensemble de personnes, des bénévoles, des adhérents membres, des responsables de CO, il est donc crucial de bien répartir les tâches de chacun.
Définir les étapes, ventiler avec pertinence les missions de chacun et s’y tenir, la rigueur et une bonne communication sont essentiels pour anticiper et préparer en amont votre manifestation.
FoxTODO vous aide dans la préparation et la gestion de votre événement.
Déterminer un budget prévisionnel
Établir une liste des tâches et reporter les différents postes en lien, au sein de votre budget prévisionnel. Oui savoir poser un budget estimatif est l’une des clés de la réussite de votre événement, c’est même le nerf de la guerre. Soyez attentifs aux potentiels imprévus et conservez une réserve pour les éventuelles surprises de dernières minutes, qui finalement sont assez fréquentes. Si
votre événement se déroule sur la voie publique et en plein air, envisagez aussi les aléas de la météo et la sécurisation en lien avec la pluie notamment.
FoxTODO vous propose des fonctionnalités faciles d’accès et très utiles pour faciliter l’organisation de votre manifestation
Exigence et attention soutenues, ne négligez aucun détail
Selon la typologie de votre événement, il va vous falloir solliciter des autorisations, vous devez alors
faire certaines déclarations. La sécurisation de votre manifestation - surtout
si votre association ambitionne d’accueillir un public nombreux, comme dans le cadre d’un festival de danse, de musique, d’une compétition sportive -, n’est évidemment pas à prendre à la légère pour le bon déroulé de l’événement. Il est crucial de protéger votre association, ses membres et les tiers qui participent ou assistent à
la rencontre associative sur la voie publique.
La communication et la promotion de votre événement associatif
Sans communication avant, pendant et même après votre événement, difficile de rassembler, de convaincre et de fidéliser. Vous êtes une association et l’organisation de votre événement fait partie des leviers pour la bonne santé et la pérennité de votre organisation. Aussi faire connaître votre événement, le promouvoir auprès de vos cibles est bien entendu fondamental.
Une bonne coordination de chacun est ici encore nécessaire. Et l’
optimisation de la visibilité de votre événement ainsi que la montée en notoriété de votre association, dépendent également de votre capacité à mobiliser les ressources humaines dans cet objectif commun.
Pensez à communiquer, à envoyer des invitations, à proposer des liens vers des sites d’inscription en ligne, utilisez les réseaux sociaux, rédigez et envoyez une newsletter… Bref faite le savoir !
FoxTODO vous propose des fonctionnalités pour fluidifier les échanges au cœur de votre association et vous faciliter le déploiement d’une communication efficace.
Et bien entendu si vous souhaitez en savoir-plus sur notre plateforme numérique spécifiquement pensée et élaborée pour accompagner le monde associatif dans la gestion quotidienne et événementielle,
nous serons ravis de vous apporter tous les éclairages additionnels utiles.
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