Organiser un événement sur la voie publique, quelles démarches ?

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Article publié le : 21/06/2022

Une association à but non lucratif peut si elle le souhaite organiser un événement dans un lieu public, certaines règles et obligations légales sont toutefois à respecter.
Vous êtes une association sportive et vous souhaitez organiser un événement sur la voie publique ? Quelles sont les démarches et les procédures administratives qu’il vous incombe de mettre en œuvre pour notamment demander une autorisation pour l'organisation d'une manifestation sportive ? Démarches qui sont par ailleurs communes à l’organisation de tous types d’événements associatifs sur la voie publique, fêtes sportives, célébrations spécifiques …
Pour organiser un événement temporaire sur la voie publique, pour organiser une rencontre sportive sur le domaine public, un défilé associatif, ou tous autres types de rassemblements sportifs en extérieur, les associations sont dans l’obligation de demander au préalable un certain nombre d’autorisations et de mettre en place des démarches administratives spécifiques. Comment obtenir ces autorisations ? Auprès de quelles administrations ? Comment procéder ? Quels sont les délais à respecter ? Quels types d’informations sont à fournir et à renseigner dans les dossiers administratifs de demandes d’autorisations ?...
FoxTodo, plateforme digitale 100% française, spécifiquement pensée pour épauler les associations dans leur gestion au quotidien et lors de l’organisation de manifestations sportives, vous propose la Todo List des démarches administratives indispensables auxquelles vous allez devoir penser.

Obtenir une autorisation préalable auprès des autorités compétentes, associations à qui vous adresser ?

Organisateurs d’événements temporaires associatifs sur la voie publique

C’est à la Mairie et au préfet de département qu’il va vous falloir envoyer la demande d’autorisation préalable (dépôt de déclaration). Vous êtes une association sportive implantée à Paris, votre déclaration préalable d’une manifestation sur la voie publique doit être adressée au préfet de police de Paris au moins 2 mois avant votre événement. Mais attention si votre événement sportif se déroule dans plusieurs communes, - notamment lors de l’organisation d’une course cycliste amateur dont le tracé peut s’articuler autour de plusieurs villes ou villages-, en tant qu’organisateur d’événement temporaire sur la voie publique vous devrez également déposer votre demande auprès de chaque maire. Ainsi qu’auprès du préfet de département (ou du préfet de police) dont les territoires sont concernés.

Organisateurs d’épreuves cyclistes sur la voie publique, quels sont les délais pour envoyer votre demande d’autorisation ?

L’épreuve que vous organisez se déroule dans 1 seule commune et un seul département, il vous faudra donc 2 mois avant l’épreuve cycliste déposer votre déclaration à la Mairie dans laquelle elle se déroule. Si l’épreuve sportive concerne plusieurs communes dans un seul département, vous devrez également déposer 2 mois avant votre demande à la Préfecture ou à la Sous-Préfecture concernées par la manifestation. Votre événement cycliste à lieu sur plusieurs départements, le délai pour déposer votre demande préalable en Mairies est de 3 mois avant celui-ci et de 2 mois auprès des Préfectures concernées. Enfin dans le cas où votre événement cycliste couvre plus de 20 départements en France, les demandes d’autorisations aux Mairies et ainsi qu’aux Préfectures concernées sont à réaliser 3 mois avant.

Quels documents administratifs votre demande d'autorisation d'événement doit-elle contenir ?

Votre association organise un événement temporaire sur la voie publique

Vous êtes une association et vous savez maintenant qu’il vous faut envoyer plusieurs semaines en avance auprès des autorités compétentes, une demande préalable pour organiser votre événement sur la voie publique, mais que doit contenir précisément ce document ?
Il vous faut maintenant rédiger une lettre de demande d'occupation temporaire du domaine public. Dans celle-ci, renseignez tous les détails liés à votre événement (objet, nombre de personnes attendues, lieu de manifestation, heures de début et de fin…). Ce document doit être signé par le président ou un membre de l'association ayant reçu délégation, ainsi que par l’un des membres du comité d’organisation résidant dans le département du lieu de l'événement. Dans cette lettre il vous faut également mentionner la liste des organisateurs de la manifestation (noms, prénoms, adresses), ainsi qu’apporter des informations sur le trajet en question (avec une autorisation des propriétaires si le cortège traverse des zones privées).

Pour une course amateur avec véhicules motorisés

Notez également que si lors de votre manifestation temporaire des véhicules motorisés (voitures, motos) sont amenés à être présents sur votre événement, en tant qu’organisateur et comité d’organisation vous avez l’obligation de réaliser une demande additionnelle. Ainsi pour une course sportive automobile regroupant environ 200 véhicules à 4 roues, vous devrez joindre à votre demande le document Cerfa 13390 et ce, au moins 2 mois avant la date de votre événement.

Pour une manifestation sportive

Si lors de votre événement vous organisez une compétition (avec classement), il convient que vous fassiez au préalable une demande d'autorisation à la fédération sportive concernée.
Et s’il n’y a pas de compétition de prévue, ni aucun classement, vous allez quand même devoir respecter certaines démarches préalables spécifiques auprès, comme précédemment évoqué, du préfet de département concerné (à Paris ce sera auprès du préfet de police).
Vous organisez un parcours ou un circuit (course à pied, randonnée, balade à rollers, cyclotourisme…), renseignez le formulaire Cerfa 13391 et envoyez-le 3 mois avant aux autorités compétentes.
Aucun parcours ni même circuit n'est envisagé lors de votre événement sportif sur la voie publique, envoyez votre déclaration accompagnée du formulaire Cerfa 13447, 1 mois avant votre manifestation.

La demande d’autorisation préalable est soumise à instruction par les autorités publiques

Quelles démarches et obligations pour les associations ?

Le dossier de déclaration est reçu, le préfet saisit alors les autorités locales (pour avis), qui disposent du pouvoir de police de la circulation (maire ou président de conseil départemental).
Pour garantir la sécurité (usagers de la route, participants, spectateurs), le maire ou le préfet ont toute autorité pour ordonner un certain nombre de mesures supplémentaires, au-delà de celles prévues par le comité d’organisation.
En tant qu’organisateur de l’événement sportif vous devez être en capacité de fournir la preuve qu’un contrat avec un assureur a bien été souscrit (police d'assurance), afin de garantir la responsabilité civile des membres de l’organisation et des participants.

De plus, s'il s’avère nécessaire pour assurer la sécurité des spectateurs et la circulation lors de l’événement et/ou de sa préparation, de mettre en place un service d'ordre, l’association organisatrice doit prendre en charge le coût financier que cela représente. Bien entendu en tant qu’organisateur d’un événement temporaire sur la voie publique, il vous incombe l’obligation de remettre en état les voies publiques, suite à votre manifestation sportive.

En tant qu’organisateur de l’événement vous devez :

Faire preuve de bon sens dans la conception de votre événement afin de vous assurer que la sécurité des biens et des personnes soit optimale.
Être attentif à ce que les secours puissent facilement intervenir si besoin (bonne relation avec les pompiers, déploiement potentiel de postes de secours, accès facilités…).
Être capable de prouver que les installations éphémères envisagées (tentes, enceintes, gradins, scènes, …) répondent bien entendu à toutes les obligations légales et réglementaires.

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