Associations, comment organiser un concert ?

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Article publié le : 13/10/2022

Par amour inconditionnel de la musique, ou passion musicale, par nécessité de trouver des sources d'autofinancement ou des leviers de visibilité et/ou de communication, en tant qu’association vous pouvez parfaitement décider d’organiser des concerts occasionnels, qui de fait ne rentrent pas dans le périmètre de votre activité principale, ou de votre objet.
Il va sans dire qu’en tant qu’organisateur de concert vous allez devoir faire preuve d’une grande rigueur et respecter avec attention l’ensemble des étapes administratives et logistiques incontournables. Une organisation bien huilée et une connaissance aboutie de la législation en vigueur sont incontestablement des prérequis nécessaires pour que votre concert de musique (classique, Jazz, rock ou autre) puisse avoir lieu et se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Même si cela semble spontanément à la portée de chacun d’organiser son propre concert musical, dans un but caritatif ou dans le cadre de la promotion de votre association, ou encore pour financer un projet associatif spécifique, 3 maîtres mots sont quoi qu’il en soit à garder à l’esprit : méthode, méthode, méthode !
Votre association souhaite faire de ce concert un événement attractif, réussi et idéalement levier de rentabilité ? FoxTODO, notre plateforme digitale spécialement créée pour épauler les comités d’organisations associatives dans leur gestion au quotidien et dans le montage de leurs événements publics, vous propose un dossier pratique pour organiser concert, suivez le guide !

Organiser un spectacle musical ou un concert, les prérequis

Peu importe l’objet social de votre association de loi 1901, que vous soyez association sportive ou artistique, association culturelle ou même digitale, vous avez parfaitement le droit d’organiser un concert ou un spectacle de musique. Vous souhaitez promouvoir un groupe ou même un artiste, vous ambitionnez de rassembler les fonds pour une opération caritative ou sociale, quel que soit votre objectif final, une constante subsiste : poser et suivre un plan d’action précis. Démarches administratives et légales obligatoires, règles de sécurité et d’accueil du public, obtention des autorisations nécessaires, souscription à une assurance, billetterie, promotion et communication sont autant de prérequis incontournables à prendre en compte et à maîtriser. Sans compter par ailleurs la bonne gestion interne des membres et des bénévoles, et externe des partenaires, des prestataires et des artistes. FoxTODO vous propose un plan d’action en 7 étapes

Planifier les tâches pour l’organisation de votre concert

Préalablement aux démarches administratives pour l’organisation d’un concert, il incombe à votre association de prendre un certain nombre de décisions. Cette première phase, que l’on peut qualifier de phase préliminaire, est cruciale. Et ce, afin que vous soyez en mesure de présenter à l’administration un projet abouti et solide. Choisir la date du concert, le lieu, définir un budget, déterminer les meilleurs contacts avec les artistes concernés, ainsi que les autorisations nécessaires… Le plus efficace pour lister l’ensemble des étapes préparatoires par tâches (demandes d’autorisations administratives, matériels son et lumière, scène, buvette, barnum, transport, sécurité, etc.) est de poser un calendrier d’actions. Support de travail où vous allez pouvoir annoter également les noms de bénévoles en face des tâches à accomplir

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Définir un budget et un public cible

C’est parti, vous vous lancez dans l’aventure de l’organisation d’un concert de musique, l’un des premiers points à ne pas négliger est de définir et de bien cerner la cible que vous souhaitez toucher et attirer à votre concert. Quelle typologie de public souhaitez-vous sensibiliser et faire venir à votre événement musical ? Cela n’est pas un détail, car selon les tranches d’âges de votre cible visée, les autorisations administratives à obtenir diffèrent. Il en va de même pour les boissons, ainsi que pour les plages horaires de votre concert (début et fin), selon votre public, public mineur ou public majeur les règles ne sont pas les mêmes. Côté budget pensez afin de bien le définir pensez en amont à un seuil de rentabilité, en d’autres mots quel est l’objectif de fréquentation à partir duquel toutes les dépenses inhérentes à l’organisation d’un concert (logistique, cachet de l’artiste, réservation de la salle et ou des lieux, l’ensemble des dépenses annexes) vont pouvoir être rentabilisées et dans l’idéal, à partir de quel seuil votre association va pouvoir faire des bénéfices ? Bénéfices utiles à votre objectif final (la raison pour laquelle vous avez organisé cet événement musical public, quel qu’il soit).

Trouver un lieu

Étape numéro 2, choisir le bon lieu, c’est-à-dire un lieu qui soit approprié à votre cause, au format de votre concert (style de musique) à la saisonnalité, à l’objectif de fréquentation visé et à votre public. Un espace public ou privatif, un lieu qui respecte également l’ensemble des normes légales en termes de sécurité, d’accueil, d’acoustique…
Vous manquez d’idées, ou vous ne savez pas par quel bout commencer ? Vous pouvez vous renseigner sur les différentes salles de concerts existantes dans votre ville, ainsi que sur tous les autres lieux qui reçoivent du public pour des événements musicaux. Telles les salles polyvalentes, les MJC, les SMAC (Scène de Musiques Actuelles), les lieux autogérés, les cafés-concert, et autres espaces publics à disposition des organisateurs de concerts de musique.

Selon le lieu choisi les formules proposées peuvent varier : location simple de l’endroit et du personnel (techniciens son, lumière, sécurité, barman...), mise à disposition totale et gracieuse de l’espace, autorisation d’organiser un événement musical avec en contrepartie un pourcentage défini en amont sur le nombre des entrées… C’est à votre association de trancher la formule la mieux appropriée à votre ambition et à votre budget.
Selon le cadre de votre manifestation musicale soyez attentif également aux accès (lieux accessibles aux personnes à mobilité réduite, espace fumeur, parkings, service de sécurité, équipement audiovisuels adaptés à vos besoins…). En fonction des équipements proposés vous devrez penser à louer du matériel additionnel (barmans, sonorisation, service de billetterie…). Attention également aux nuisances sonores pénalisées par la loi, si le lieu n’accueille pas régulièrement des concerts, renseignez-vous sur le voisinage. Il serait dommage que votre concert soit rapidement interrompu !

Les démarches administratives, de sécurité et légales, pour organiser un concert de musique

Les autorisations

Votre association organise un concert de musique très ponctuellement, c’est-à-dire moins de 6 fois par an, vous êtes tranquille, le statut associatif 1901 sera suffisant. En revanche, si cela dépasse ce seuil, la loi prévoit qu’en tant qu’organisateur de concert qui monte plus de 6 représentations musicales chaque année, vous devez obtenir une licence d’entrepreneur du spectacle.
Quant au lieu que vous avez réservé et dans lequel va se dérouler votre concert, soyez vigilant également et assurez-vous qu’il entre dans la catégorie des ERP (établissement recevant du public). La réglementation impose un contrôle par une commission de sécurité qui va également valider les potentiels changements et aménagements temporaires que vous pourriez envisager.

De même selon votre objectif de fréquentation, vous allez devoir mener certaines démarches administratives : vous estimez que votre manifestation musicale va rassembler plus de 1500 participants (organisation incluse), vous devez faire une déclaration au maire ou au préfet de police. Une déclaration à souscrire au moins 2 mois avant la représentation en question. Dans cette déclaration vous allez devoir préciser les organisateurs, le lieu, les dates et horaires du concert, la fréquentation, la capacité du lieu… Sans oublier d’apporter des éléments d’informations sur le service d’ordre et de sécurité prévus.
À noter que le maire, ou le préfet, peuvent s’opposer et interdire le concert s’ils considèrent qu’il peut, par sa nature, venir troubler l’ordre public. Enfin si vous projetez d’utiliser des locaux dits particuliers, cela est aussi soumis à une autorisation spécifique, soit de l’Académie (locaux scolaires), du ministre du culte (locaux culturels), ou des Monuments historiques (locaux classés ou inscrits).

Sécurité, secours et assurance

Votre association organise un petit concert, inutile de prévoir des services de secours. Ce qui n’empêche pas de vous organiser avec prudence en cas d’incidents (liste des numéros d’urgence, trousse de premier secours ...). Vous envisagez d’organiser un événement musical plus conséquent, vous allez devoir obligatoirement vous faire épauler par des secouristes, la Croix-Rouge ou encore les pompiers, afin de garantir la sécurité, In Situ, et dans un périmètre de 50 mètres autour de votre concert. En effet, tous les incidents qui peuvent se produire dans cette zone sont de la responsabilité de votre association. Pensez aussi à prévoir un service de sécurité avec une tenue spécifique afin de les identifier. Un service qui devra disposer de l’autorisation préfectorale et d’une carte professionnelle d’agent de sécurité (que chacun des membre de l’équipe sécurité devra porter sur lui le jour « J »).
Si ce n’est déjà fait, il vous faut également souscrire une assurance responsabilité civile qui va couvrir les potentiels dommages occasionnés (à la salle, aux participants).

Déclaration, rémunération des prestataires et SACEM

Prestataires et artistes sont rémunérés selon un contrat de type CDD. Vous organisez un concert musical, plusieurs types de contrats sont possibles. Le contrat d’engagement liant l’organisateur avec les prestataires et les artistes, le contrat de cession, mais celui-ci n’est envisageable que dans le cas d’un concert et/ou spectacle musical qui est produit par un producteur/tourneur. C’est alors une facture d’achat du spectacle.
Quand on parle musique et artistes, on ne peut faire l’impasse sur la SACEM.
En amont de votre événement musical, il vous incombe de faire une demande d’autorisation d’utilisation en public d’œuvres du répertoire de la SACEM. L’organisme adressera en retour à votre association un contrat qu'il vous faudra renseigner et valider avant de le retourner. Suite au concert, un formulaire “recettes et dépenses” et le programme des œuvres diffusées devront être envoyés à la SACEM. Une autre possibilité, choisir un forfait de droits d’auteur que vous devrez régler avant le concert et qui varie entre 55 et 305€, selon la typologie musicale (enregistrée ou vivante), le caractère lucratif (ou non) de votre événement musical.
Bonne nouvelle, avec l’autorisation de la SACEM en tant qu’organisateur de concert, vous bénéficiez d’une réduction de 20% sur ces forfaits.

Billetterie et exonération d’impôts commerciaux, pour l’organisation d’un concert associatif

La billetterie

La vente de billet, le nerf de la guerre si vous souhaitez rentabiliser votre évènement musical ! En principe, à chaque entrée payante, un billet est remis. Ils sont numérotés de façon ininterrompue et doivent émaner d’un carnet à souche dans leur ordre numérique (ou encore d’un distributeur automatique). Sinon si aucun de ces deux systèmes n’est retenu vous allez devoir enregistrer chaque entrée dans un système informatisé (confère article 50 sexies B à I de l'annexe V du Code général des impôts).
Les billets sont par la suite contrôlés, avant l’accès au lieu de spectacle. Sur chacune des parties de billet même sur la souche, un ensemble d’informations doivent apparaître clairement ou de façon codée (le nom de l'exploitant, le numéro d'ordre du billet, la catégorie de la place, le prix global payé par le spectateur ou si gratuité elle doit être annotée).

Exonération d’impôts commerciaux

En tant qu’association, les recettes que vous allez réaliser lors de votre manifestation musicale sont, en principe, soumises aux impôts commerciaux. Mais dès lors que ces recettes s’inscrivent dans le cadre de manifestations exceptionnelles, elles bénéficient d’une exonération de toutes taxes ou impôts.
Si vous êtes un organisme sans but lucratif exonérés de TVA vous bénéficiez d’une exonération d’impôts commerciaux, sur l’ensemble des recettes réalisées lors d’un maximum de 6 événements exceptionnels par année civile. La seule réserve étant qu’il vous incombe d’établir une comptabilité dédiée à chacun des événements.
Plus de six manifestations musicales par an ? Votre association sera soumise à la TVA et à l’impôt sur les sociétés.

Communication et promotion autour de l’organisation de votre concert

Pas de popularité, ni de rayonnement sans une communication soutenue et régulière autour de votre concert. C’est l’une des étapes cruciales pour consolider la notoriété de votre manifestation musicale et vous assurer un taux de remplissage le jour J, qui soit à la hauteur de vos attentes. Ne négligez pas ce levier de réussite en amont, pendant et après votre concert de musique. Faites du bruit !
Oui faites parler de votre événement, sur les réseaux sociaux, votre site internet, mais aussi par des promotions terrains avec la distribution de flyers dans des lieux stratégiques ou des concerts du même style. Ne vous contentez pas de créer un événement sur Facebook, sans l’animer ! Invitez aux partages, aux commentaires, mobilisez les réseaux de vos bénévoles, soyez actif, ne restez pas les deux pieds dans le même sabot, allez au-devant du public visé !

Vous l’aurez compris, organiser un concert (un spectacle vivant), ne s’improvise pas et requiert de respecter une méthodologie, des prérequis, et de s’engager pour actionner tous les leviers qui peuvent faire de votre événement musical une réussite.
FoxTODO est à vos côtés pour vous simplifier toutes vos démarches, vous aider dans l’optimisation de votre communication interne et externe et vous faciliter la logistique avant, pendant et après votre manifestation.
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