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Organiser un trail quelles démarches et obligations ?

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Organiser un trail, démarches, formalités administratives et autorisations

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Article publié le : 08/09/2022

L’organisation d’un trail, ou d’une course nature



Vous êtes une association sportive et vous souhaitez, ou vous avez l’intention d’organiser un trail, attention pas de place à l’improvisation ni au manque de rigueur. Les manifestations de courses à pied et de courses chronométrées (marathon, semi-marathon, trail, course sur route, course nature, course de nuit, course en montagne, ultra trail…) sont pour la plupart sous l’égide de la Fédération Française d’Athlétisme (FFA). Bien entendu, il est tout à fait possible pour votre association d’organiser un trail ou tout événement de course à pieds, sans pour autant que celle-ci soit affiliée à la FFA. Cependant il est de votre responsabilité d’en informer cette Fédération, et quoi qu’il en soit d’être attentif à vous conformer au règlement dicté par la FFA.

Pré requis et exigences administratives comme logistiques (sécurité, ravitaillements, règles techniques…) sont à respecter et varient selon les types de parcours et de courses dont il est question. En effet préparer un trail de 50 km et préparer un trail de 30 km ou encore une compétition de cross, impliquent des obligations spécifiques mais qui peuvent différer. Si la préfecture fournit l’intégralité des renseignements et des documents utiles à l’organisation d’un trail, pas toujours facile de s’y retrouver entre obligations légales et dossiers administratifs à monter. Sans parler de toute la logistique événementielle en amont, pendant et après l’organisation de votre manifestation sportive. Vous êtes l’organisateur d’une épreuve de course à pied, FoxTODO, plateforme digitale intuitive et ergonomique, spécifiquement créée pour vous accompagner dans l’organisation de vos événements associatifs, vous aide à y voir plus clair. Suivez le guide !

Les demandes d’autorisations



Déclarations dans les communes ou en préfecture ?



L’organisation d’un running ou la préparation d’une course à pied sur la voie publique nécessite en premier lieu d’effectuer une demande d’autorisation auprès des autorités administratives concernées. La demande d’autorisation est à adresser à la préfecture ou à la sous-préfecture, selon la zone où se déroule le trail (sur plusieurs communes, plusieurs départements...).
Le délai précisé par la loi pour déposer votre dossier d’autorisation, est au minimum de 2 mois avant l’événement sportif en question.
La manifestation doit également être déclarée auprès de toutes les communes traversées par votre événement sportif, et à la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports. Il vous faudra donc veiller à envoyer une déclaration préalable à la ou les communes qui vont accueillir votre événement de course à pied. Si le tracé de votre parcours trail passe sur des terrains publics ou encore privés, les propriétaires doivent vous fournir leur accord par écrit.
À noter toutefois que depuis quelques années (2018) les règles se sont légèrement assouplies pour les organisateurs. En effet, si votre événement ne touche qu’une seule commune, la déclaration en préfecture ne s’avère plus obligatoire. Un allègement appréciable quand on sait combien il faut faire preuve de rigueur et d’attention, pour n’oublier aucun justificatif, ni support administratif utiles à la constitution de votre dossier de demande d’autorisations.

Quoiqu’il en soit, avant même de prendre contact avec la préfecture, la sous-préfecture ou encore la FFA, il est donc nécessaire de regrouper les diverses autorisations des communes concernées, à savoir la commune d’accueil, et les communes touchées par votre événement et qui se trouvent sur le parcours de votre trail. Outre ces autorisations et déclarations, vous le savez, vous qui êtes organisateur d’une course ou d’une compétition avec chronométrage, au-delà de l’obtention des autorisations, une énorme partie de votre mission consiste aussi à envoyer des courriers pour demander des subventions, rencontrer des élus, mobiliser les forces vives partenaires, contacter les services de sécurité, de secours…

FoxTODO vous épaule dans tout ce travail chronophage qui peut rapidement s’avérer une charge mentale additionnelle lors de l’organisation d’une course à pied sur la voie publique.

Quels documents remplir pour déclarer votre manifestation sportive sur la voie publique ?



Selon le format de votre événement sportif et la discipline sportive concernée, les documents de déclaration varient. Ainsi, s’il s’agit d’une manifestation sportive chronométrée avec classement, en tant que comité d’organisation vous devez remplir des Cerfa spécifiques :

  • Pour tout ce qui ne concerne pas le vélo, à savoir les trails, les courses à pied, les courses à obstacles, les différentes typologies de raids, les trails running, etc. : CERFA 15824*03

  • Pour les compétitions de vélo : CERFA 15827*01


En revanche si votre manifestation n’est pas chronométrées et sans classement, telles que les randonnées pédestres ou randonnées à VTT, voici les documents à renseigner :

Quelle autorisation si votre trail traverse une forêt ?



Votre course de trail traverse une forêt qui appartient à l’État, autrement nommée une forêt domaniale, vous êtes alors dans l’obligation d’effectuer une demande d’autorisation supplémentaire et cette fois-ci à l’Office National des Forêts. En effet, le représentant mandaté de l’ONF va s’assurer que votre course à pied ne perturbe pas l’écosystème de la forêt, tant au niveau de la flore, que des animaux. De même, cet agent va vérifier si cela ne va pas non plus bouleverser certaines activités, telles la randonnée, le bûcheronnage ou même la chasse. La forêt est communale ? C’est alors au maire de la commune de vous communiquer son accord.

Quelle démarche si votre course à pied chronométrée traverse une zone Natura 2000 ?



Natura 2000 nous l’avons déjà abordé dans un précédent article concernant les réglementations et contraintes relatives à l’organisation d’événements publics spécifiques, est un réseau de plus de 1000 sites en France. Réseau qui fédère l’ensemble des sites naturels dans lesquels vivent des espèces animales et/ou végétales protégées. Autant vous dire qu’il faut montrer patte blanche, ou tout du moins remplir certaines conditions et respecter des obligations légales et administratives pour organiser un événement associatif sportif comme une course à pied, dans ces espaces privilégiés.
Mais vous êtes organisateur de manifestation sportive de nature, et vous savez par expérience qu’il est nécessaire de vous assurer que le parcours de votre trail, ne passe pas dans ces zones protégées. Natura 2000 vous donne accès facilement à une carte dans laquelle vous retrouvez toutes les zones concernées par ce dispositif. Autre option pour détecter les zones Natura 2000 : Géoportail, assez pratique afin d’anticiper le passage d’une course.

Sécurité, assurances, modalités d’inscription



Quel type d’assurance pour organiser un trail ?



Si en tant qu’organisateur d’une course à pied sur la voie publique, vous êtes dans l’obligation, et cela tombe quand même sous le sens, de remettre en état les voies publiques ainsi que toutes les dépendances après la course… En tant qu’association organisatrice il vous incombe aussi de justifier de garanties d'assurance qui couvrent notamment votre responsabilité civile. En effet, en tant qu’organisateur de trail vous êtes bien entendu soumis à cette obligation d’assurance.
D’ailleurs il vous faudra lors de la constitution de votre demande d’autorisation en préfecture et/ou en mairie, joindre l’attestation d’assurance prouvant votre couverture. La plupart du temps, pour ne pas dire toujours, une association organisatrice d’événements possède quoi qu’il en soit une assurance, veillez juste à ne pas oublier d’en apporter la preuve lors de vos démarches administratives et légales.
Vérifier en outre que votre assurance couvre la « responsabilité civile organisateur (RCO) » qui prend en charge les dégâts occasionnés aux biens, aux lieux et les dommages aux personnes (que cela soit les participants coureurs comme les bénévoles de votre association).

Quel dispositif de sécurité ?



La sécurité d’un trail est incontestablement un point essentiel ! La communication avec les services de police et de gendarmerie est cruciale, afin que ces mêmes services puissent prévoir le nombre d’agents nécessaires à déployer pour assurer la sécurité de votre événement, ainsi que toutes les autres exigences spécifiques à l’épreuve sur la voie publique. De même, les services de prise en charge médicale (pompiers, établissement hospitaliers en proximité, Croix-Rouge et médecins selon la taille de la manifestation sportive…), doivent aussi être prévenus en cas d’accident ou d’incident durant votre trail.
De votre côté, en tant qu’organisateur de trail vous avez également la responsabilité d’organiser la logistique et la signalétique terrain pour renforcer la sécurité. Des signaleurs aux endroits présentant un risque (voies de circulation de véhicules, carrefours, etc.). En tant qu’organisateur d’un running il vous incombe d’établir un guide des procédures dans lequel chaque membre de l’organisation peut avoir accès rapidement aux différents dispositifs de sécurité, ainsi qu’au plan d’organisation des secours.
À prévoir également : un local spécifique ou à défaut une tente, un véhicule médicalisé, mais aussi des équipements médicaux dits de base et bien entendu des moyens de communication fluides et opérationnels pour faciliter les échanges avec les bénévoles et personnes référentes en cas de besoin. Tous les numéros des secours doivent être affichés aux points stratégiques et dans l’idéal, sur les dossards.

Quelles modalités pour les inscriptions à un trail ?



Pour participer à une compétition sportive en France il est nécessaire que vos coureurs présentent une licence sportive (soient licenciés), ou un certificat médical (dans lequel est précisé par le médecin l’absence de contre-indication à la pratique du dit sport lors de compétitions ou de courses à pieds chronométrées dans le cas qui nous intéresse ici.) Tout comme le Triathlon, l’urban trail, la course avec dénivelé positif, le cross... Le trail que vous organisez est chronométré, il est donc bien référencé dans la catégorie des compétitions, le règlement de la FFA entre alors en vigueur.
Autre condition de participation à votre course nature ou course sur la voie publique, les bulletins d’inscriptions renseignés. Vous pouvez par ailleurs souligner aux sportifs qu’il est conseillé de souscrire également à une assurance individuelle accident, même si cela n’est pas obligatoire. Enfin, le dossard qui leur aura été fourni lors de l’inscription, devra en cas d’abandon en cours de participation au trail être remis au poste de contrôle en proximité. Et ce, pour des raisons évidentes de sécurité et de gestion de l’événement.

À la lecture de cet article vous prenez conscience, si ce n’était pas déjà le cas, combien l’organisation événementielle, le montage et la gestion tant administrative, organisationnelle, et humaine d’une course à pied tel un trail, peut être complexe et nécessiter temps et rigueur. C’est précisément dans ce contexte et pour ces raisons que l’utilisation de la solution FoxTODO est une véritable valeur ajoutée.

Simplifiez-vous la vie et profitez pleinement de la joie que représente l’organisation d’un trail, sans subir le poids des multiples contraintes, optez pour l’outil FoxTODO, une plateforme digitale qui plus est 100% Made in France !

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