Composition du comité d’organisation, répartitions des tâches

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Article publié le : 19/12/2022

Une association c'est avant tout de l'humain, de l’engagement aussi, mais surtout et encore de l’humain ! Une association va bien au-delà d’une pratique collective ou individuelle d’un sport, de l’organisation d’un événement sportif, culturel ou musical. Une association, ce sont des femmes et des hommes, qui se rencontrent, qui partagent des instants et une passion, qui interagissent ensemble pour une cause et des objectifs défendus conjointement.
La communication est l’une des clés efficientes pour la bonne marche d’une association, c’est via sa maîtrise et fluidité que les manifestations organisées et la vie courante associative se transforment en succès.
Mais pour qu’une communication soit facilitée, utile, fédératrice et stimulante, il est crucial que l’association soit structurée avec efficacité et que chacun connaisse précisément son rôle, et ses responsabilités au sein du comité d’organisation. Personnalités, expertises, disponibilités des membres de ce comité, la gestion quotidienne et évènementielle s’organise autour de la réalité, des besoins et des atouts de chacun.

Vous êtes une jeune association et vous vous questionnez sur les grands principes à respecter pour créer votre comité d’organisation ? Vous êtes une association sportive, ou dans la culture ou encore la musique déjà installée et qui ambitionne de restructurer son comité d’organisation. Et ce, afin de répondre aux attentes de vos membres et d’impulser une nouvelle dynamique à votre association ? FoxTODO, plateforme numérique 100% Made in France, créée spécifiquement pour épauler les organisations associatives dans leur logistique, et leur gestion administrative lors de l’organisation de leurs événements, vous propose un focus sur les comités d’organisation. De quelle façon se compose un comité d’organisation d’une association ? Comment répartit-il les missions de chacun ? Suivez le guide !

Organiser une manifestation associative, avant tout un projet événementiel collectif et structuré

Les différents rôles au sein du comité d’organisation d’une association

L’organisation d’une manifestation n’est en aucun cas un projet individuel, cela fait appel pour sa bonne marche à l’engagement du collectif. Et même si bien souvent on constate qu’une ou quelques personnes sont moteurs au sein d’une association, c’est bien le travail d’équipe qui rend l’événement possible, et son déroulement comme ses résultats réussis.

La manifestation est donc bien un projet préalablement validé par tous les membres du comité d’organisation, et si le président de l'association fait partie du comité d’organisation, il n’est pas le seul à occuper un poste stratégique au sein de l’équipe du comité. En effet, si à minima le bureau d’une association se compose d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire, le comité d’organisation - qui lui prend en charge la gestion événementielle d’une rencontre ou compétition sportive, d’une manifestation culturelle ou d’un concert, se structure de façon bien souvent plus renforcée.
Ainsi, selon les associations et l’écosystème dans lequel elles évoluent, le comité d’organisation peut se composer de la façon suivante :

Un responsable financier

Un responsable technique de la compétition

Un responsable de la sécurité

Un responsable des équipements

Un responsable du protocole

Un responsable informatique

Un responsable secrétariat et administratif

Un responsable de la communication et des relations avec la presse

Le tout supervisé par un responsable dit R1, au sein du comité d’organisation.
Le plus souvent la structuration d’un comité d’organisation est par ailleurs hiérarchisée et formalisée au cœur d’un document type organigramme. Ce qui permet de connaître précisément le rôle et les missions de chaque membre du comité. Et bien entendu, aux bénévoles de mettre des visages sur les responsables des missions, les aidant ainsi à s’y retrouver plus facilement lors de l’événement associatif auquel ils contribuent.

Bien entendu, on comprend aisément que chaque poste est attribué au regard des personnalités, appétences, compétences et savoir-faire de chacun des membres au sein du comité d’organisation. On imagine bien que les férus d’informatique et autres spécialistes des outils digitaux, mèneront plus aisément les tâches administratives et/ou de communication que celles liées au protocole ou encore à la sécurité. Même si une association est aussi là pour permettre aux membres de s’échapper de leur quotidien par la pratique d’une activité associative hors de leurs pratiques habituelles et de leurs périmètres professionnels, la valeur ajoutée de leurs expertises est toutefois souvent mise à profit, au sein des comités d’organisation.

Les rôles du comité d’organisation associatif

Le rôle central du comité d'organisation est l'organisation matérielle et administrative d’une manifestation. Notons que le R1 endosse la responsabilité technique et juridique du bon déroulement de l’événement, y compris à l’égard des tiers.

Plus en détail, le comité d’organisation remplit variété de rôles, tels que :

Demandes d’autorisations et diverses déclarations administratives.

Recherches de partenaires et relations avec les collectivités territoriales (demandes variées d’autorisations préalables, autorisations administratives et légales, subventions…

Informations et liens avec les usagers, les publics.

Demandes d’autorisations et gestion des diverses déclarations administratives.

Organisation des espaces techniques et logistiques (secrétariat, accueil, chronométrage, contrôles, buvette, ravitaillement …).

Organisation des espaces VIP et presse.

Organisation de la logistique terrain (parkings, parcs accueil, circulation, balisage… ).

Organisation des secours et de la sécurité.

Information des participants et des spectateurs.

Réalisation et montage des budgets, gestion des plannings.

Communication avec les fédérations concernées.

Etc.

Une bonne répartition des tâches et des process bien huilés

Rigueur, anticipation et bonne ventilation des missions au sein des comités d’organisation

La bonne répartition des tâches de chacun des membres du comité d’organisation est cruciale pour limiter les grains de sable, pouvant enrayer les rouages de la mécanique événementielle et pour s’assurer des meilleurs résultats possibles.
Pour mettre toutes les chances de votre côté et tendre au maximum vers la plus grande réussite de votre événement, les maîtres mots du comité d’organisation sont rigueur, anticipation et bonne répartition des tâches.

Et pour ventiler au mieux les diverses responsabilités et s’assurer que chacun remplisse sa mission avec engagement, plaisir et aisance, vous l’aurez deviné pas de place pour l’improvisation. Si votre association rencontre des difficultés dans la gestion de ses événements, que les process de contrôles et la gestion sont vécus comme trop chronophages et parfois même de façon anxiogène, pas de panique, Rome ne s’est pas construite en une nuit ! Pas à pas répartissez avec logique et bon sens les missions, selon les atouts et les expertises de chacun, et posez un cadre et des lignes directrices et temporelles, que chaque membre devra respecter. Et si cela vous semble encore complexe et que vous souhaitez vous faire épauler, tournez-vous vers les solutions digitales qui peuvent grandement vous simplifier les tâches…

Qui fait quoi et quand ? FoxTODO aux côtés des comités d’organisation pour faciliter vos process

Ça y est vous avez défini en clarté le rôle de chacun au cœur de votre comité d’organisation et réparti les missions respectives : une personne pour la gestion administrative du dossier à déposer en préfecture, ou auprès des mairies des communes concernées par votre manifestation. Une autre personne de votre comité d’organisation mandatée pour la création de l'affiche et la recherche de partenaires pour votre événement. Une personne pour gérer la demande de débit temporaire de boissons et l’organisation des parkings, et autres déplacements. Et une autre pour la coordination des soins et de la sécurité durant la manifestation…
Bravo ! Votre projet événementiel s’annonce cadré et structuré !
Mais où en est précisément chacun dans sa tâche ? Une personne en particulier rencontre-t-elle des problèmes inhérents à sa mission, une autre a-t-elle déjà achevé la tâche qui lui était confiée et peut-elle désormais venir en soutien à un autre membre ?
Vous le savez d’expérience en tant que comité d’organisation d’une association, répartir les tâches c’est essentiel, mais suivre l’évolution de chacun au fil des jours en mode agile et efficace, valider les étapes remplies et rebondir en cas de difficultés, c’est autre chose…

FoxTODO est conscient de la complexité de l’exercice et son fondateur Florent Ligney, sportif passionné de cyclisme, membre d’associations sportives et expert en informatique connaît bien cette réalité vécue et parfois subie par les comités d’organisation du monde associatif.
C’est pourquoi il a eu l’idée de créer une plateforme digitale tout à fait innovante et très facile d’utilisation, pour vous épauler dans la gestion de vos événements.
Avec FOXTODO, place à la sérénité et à l’anticipation. Vous savez rapidement qui gère chaque tâche, les états d’avancement de chacun, quelles sont les missions pas encore bouclées .... Communication entre les membres, gestion des documents disponibles à tout moment sur l’interface… Tout a été pensé pour optimiser la coordination des tâches, le temps et la réussite des manifestations créées et gérées par les comités d’organisation associatifs.

Une réussite qui servira à n’en pas douter votre notoriété et contribuera à la durabilité des engagements de chacun des membres de votre comité d’organisation.