Que propose FOXTODO pour vous aider ?

Améliorer les échanges entre les responsables de l'organisation
  • Qui fait quoi ? (Le dossier à transmettre à la préfecture, l'affiche de l'événement, la communication avec les médias, la communication avec la fédération, le placement des bénévoles, la demande de débit temporaire de boisson ...)
  • Où en est chaque tâche ? Quelle est la date butoir pour sa réalisation ?
  • Diffuser les documents importants : l'affiche, l'autorisation préfectorale, ...
Savoir quels membres de l'association / bénévoles seront présents
  • Via un email "Serez-vous présents ?" avec des boutons "Oui / Non" (il sera possible de leur demander s'ils seront disponibles la veille pour l'installation, s'ils souhaitent également participer à l'événement, ...)
  • Les responsables peuvent modifier les réponses, si la personne leur répond à l'oral ou par un autre moyen qu'en cliquant sur les boutons de l'email
Simplifier la répartition des bénévoles aux différents endroits
Anticiper les besoins en matériel aux différents emplacements (chapiteaux, barrières, tables, flèches, panneaux ...).
Chaque bénévole saura à l'avance où se placer
Les signaleurs pourront télécharger / imprimer l'autorisation préfectorale
Les bénévoles auront accès facilement aux numéros de téléphone importants :
  • Le responsable de l'organisation
  • Les autres responsables éventuels (sécurité, signaleurs, médical, ...)
Toutes les personnes sont-elles à leur poste ?
  • Un email (ou SMS) de rappel pourra leur être envoyé la veille avec le lieu et l'horaire auquel elles sont attendues
  • Un SMS pourra leur être envoyé à l'heure prévue de leur présence, afin de leur demander si elles sont bien en place
    • La réponse "oui" / "non" sera traitée automatiquement
    • Les responsables pourront ainsi voir rapidement s'il y a des manquements à des endroits stratégiques pour la sécurité
Un email pourra leur être envoyé, avec un formulaire :
  • Etaient-ils assez nombreux à leur poste ? (Ou trop nombreux ?)
  • Avaient-ils tout le matériel nécessaire ? (Une barrière ou un chapiteau en plus par exemple)
  • Ont-ils des remarques à formuler pour améliorer ce qu'ils avaient à faire ?